Yhtiökokoukset siirtyivät osittain virtuaalisiksi – aiheuttanut myös kritiikkiä

Pörssiyrityksissä elettiin keväällä 2020 hyvin epävarmassa tilanteessa. Koronapandemian aiheuttamat rajoitukset ja siitä syntynyt poikkeustilanne pakottivat yritykset miettimään vaihtoehtoisia tapoja yhtiökokouksensa järjestämiseksi.

Yhtiökokouksen järjestäminen oli konseptina ollut vuosikymmeniä muuttumaton.

Osa alan edustajista kokee, että yrityksen toiminnan valvominen ja päätösvallan käyttäminen äänestämällä eivät toteutuneet täysimittaisesti poikkeustilanteessa.

Viisas Raha -lehdessä haastateltavat kertovat, että valtiovallan reagointia ja ohjeistuksia seurattiin tiiviisti.

– Vaihtoehtoja pohdittiin tarkkaan. Monilla oli yrityksen johto ja keskeiset henkilöt paikalla ja muu yleisö seurasi kokousta etänä. Äänestykset tehtiin ennakkoon. Kutsussa huolehdittiin siitä, että äänestäminen oli ohjeistettu. Vuorovaikutus puuttui kuitenkin osin, Suomen IR-yhdistyksen puheenjohtaja Tommi Järvenpää kertoo.

Suomessa on suhtauduttu hybridikokouksiin varovaisemmin kuin muualla maailmassa.

– Koska Suomessa järjestetään yhtiökokoukset hyvin aikaisin keväällä, suomalaisille yrityksille jäi koronakriisin puhjettua vähemmän aikaa reagoida ja moni yritys joutuikin tekemään päätöksensä nopeasti, kuvailee Euroclear Finlandin liiketoimintajohtaja Anu Saarinen.

Osakkeenomistajien toimitusjohtaja Victor Snellman ei esimerkiksi halua väheksyä virusturvallisuutta, mutta toteaa, että johdon päätöksenteon kyseenalaistaminen on nykyisellä tyylillä mahdotonta. Hänen mielestään juuri harvaan asutun Suomen pitäisi ottaa hyviä käytäntöjä haltuun eturintamassa.

– Käsittääkseni juridiikka tai mikään muukaan ei estä, että virtuaaliseen kokoukseen tehdään esimerkiksi vahva tunnistautuminen.

Anu Saarinen toteaa, että osalla yrityksistä oli lain tulkinnassa haasteita, mutta toteutustapoja mietittiin laajassa piirissä. Keskustelu yritysten välillä on jatkunut keväästä tähän päivään saakka. Olennaisin kysymys on, miten sijoittajaviestintä saadaan palvelemaan tarkoitustaan poikkeustilanteessa.

– Veikkaukseni on, että jatkossa nähdään uudenlaisia konsepteja ja uskon, että osallistumismahdollisuudet vahvistuvat.

Pakko toi myös monia positiivisia uudistuksia yhtiökokouskäytäntöihin. Haastateltavat toivovat, että moni niistä jää vakiintuneiksi toimintatavoiksi kriisin hellitettyä.

Järvenpää pitää hyvänä mallina sitä, että johdolle voi esittää kysymykset etukäteen ja äänestys tehdään, kun vastaukset on saatu. Sijoittajaviestinnän näkökulmasta olisi Järvenpäästä mielekästä tavata yhä kasvotusten varsinkin uudet sijoittajat. Vaikka tekniikka toimiikin jo, se ei korvaa täysin inhimillistä, luontaista kanssakäymistä.

Harvaan asutun Suomen pitäisi ottaa hyviä käytäntöjä haltuun eturintamassa.”

Myös Osakkeenomistajien Timo Rothovius näkee hybridimallissa useita hyviä puolia, kunhan äänestämismahdollisuudesta ja vuorovaikutuksellisuudesta pidetään huolta.

– Nyt tiedetään, että se on teknisesti mahdollista. Turhalta matkustamiselta vältytään ja kokouksen kulun seuraaminen silti on mahdollista. Johdon ja hallituksen olisi oltava paikan päällä antamassa oma katsauksensa.

Kokouskäytännöt ja terminologia vaativat täsmennystä

Anu Saarinen kertoo, että Euroclear on jo pitkään pyrkinyt löytämään alalle muun muassa yleistä kansainvälistä sanastoa. Kun puhutaan merkittävästä murroksesta, on tiedettävä, mistä täsmälleen puhutaan ja millä termeillä. Mitä virtuaalisella kokouksella tarkoitetaan? Pitääkö se sisällään mahdollisuudet seurata kokousta reaaliajassa, keskustella siellä ja äänestää. Onko se pelkkä videostriimaus ja onko äänestys tehty jo ennakkoon.

– Tärkeintä on, että kotimaisten omistajien lisäksi otetaan huomioon myös kansainvälisten omistajien oikeudet. Eri maissa on hyvin monimutkaiset käytännöt ja tasapuolisuudesta on pidettävä huolta. Me sovimme esimerkiksi pankkien kanssa ulkomaisten osallistujien äänestämisohjeista siten, että pankkien edustajien ei tarvinnut tulla paikan päälle.

Vaikka kriisistä selvittäisiinkin, virtuaalisuuden ei pidä Saarisen mielestä poissulkea kokouspaikalla tapahtuvaa kohtaamista.

– Siinä on tietty tunnelma ja on tärkeää, että omistajat tapaavat myös toisiaan.

Online-yhtiökokoukset eli aidoksi verkkokokouksiksi kutsutut yhtiökokoukset ovat yleistyneet Saarisen mukaan maailmalla. Euroclear järjestää maailmanlaajuisesti 3 500 tällaista kokousta vuosittain. Suomessa yhtiöt ovat edenneet varovaisesti ja tehneet muutoksia ennen koronaa pala kerrallaan.

Poikkeustilanne haastaa Saarisen mielestä myös osakkeenomistajia: heidän on oltava entistä aktiivisempia ja seurattava asioita. Kaikilla ei ole myöskään samanlaiset lähtökohdat osallistua kokouksiin virtuaalisesti.

– Tämäkin on seikka, joka yritysten pitää huomioida. Miten sankoin joukoin suomalaiset omistajat todellisuudessa haluavat ja kykenevät käyttämään eri osallistumiskanavia. Aina on ihmisiä, jotka eivät edes halua virtuaalista vaihtoehtoa. On pidettävä huolta siitä, ettei yritysmaailma aja käytännöillään tämän joukon ylitse.

Uusi tilanne synnyttää hänen mukaansa tilauksen monikanavaista päätöksentekokulttuuria tukevalle koulutukselle. 

Teknologia-alusta demokratisoi omistamista

Osakkeensijoittajien analyysipalvelu ja yhteisö Inderes ryhtyi kehittämään jo nelisen vuotta perusliiketoimintansa rinnalle uudenlaista teknologista ratkaisua, yhtiökokousten järjestämiseen tarkoitettua virtuaalialustaa. Yrityksen tavoite, omistamisen demokratisoiminen, saattaa kuulostaa idealistiselta.

– Alustan ideana on yhdistää pörssiyritykset ja sijoittajat ja tehdä näiden välisestä kommunikoinnista saumatonta, perustelee Inderesin teknologiasta vastaava Yu Gong.

Korona vauhditti palvelun lanseeraamista. Palvelun käyttöä varten Inderesin hankkimien studioiden käyttöastekin nousi hetkessä. Lopulta viime keväänä jonossa oli 60 yritystä, joilla oli akuutti tarve saada yhtiökokouksensa toteutettua poikkeuslain tilanteen edellyttämällä tavalla.

Kun puhutaan merkittävästä murroksesta, on tiedettävä, mistä täsmälleen puhutaan ja millä termeillä.”

– Tämä oli toki globaali ilmiö. Studiota löytyy eri puolilta, mutta sopivan virtuaalipalvelun löytäminen on haaste. Meidän ei tarvinnut varsinaisesti myydä tuotettamme, koska olimme ajoissa liikkeellä. Luottamussuhde asiakkaan kanssa syntyi heti.

Gong kertoo, että tuotekehittelyssä oli alusta pitäen ollut mukana merkittäviä lakitoimistoja ja yritysten lainsäädäntöpuolen edustajia. Juridiikan yhdistäminen alustaan mahdollisti sen, että alustassa oli huomioitu muun muassa hallintarekistereiden oikeudet.

Gongin arvion mukaan virtuaalisuudessa on yrityksille monia etuja.

– Pienet ja keskisuuret yritykset saavat enemmän silmäpareja ja saavuttavat yleisönsä paremmin. Isommille yhtiöille virtuaalisuus tuo säästöä, sillä virtuaalinen sisältö skaalautuu paremmin kuin fyysinen tila.

Yu Gong näkee, että tulevaisuudessa saavutettavuus nousee olennaisimmaksi osaksi yrityksen yhtiökokouksia. Tähän mennessä Inderesin kehittämän virtuaalialustan ominaisuuksista on otettu käyttöön vain puolet.

– Jos yhtiökokoukset muuttuvat täysin virtuaalisiksi, tilanne on toinen.

Inderesissä seurataan tilanteen kehittymistä tiiviisti.

– Paljon on kiinni siitä, miten lainsäätäjä määrittelee tulevaisuudessa yhtiökokousten järjestämisen yksityiskohdat.

Vinkkejä virtuaalisen yhtiökokouksen suunnitteluun

Mieti etukäteen, onko yhtiökokousstriimisi kaikille avoin, vai onko se suojattu esimerkiksi vahvalla tunnistautumisella. Ota huomioon osakkaiden etukäteisohjeistus virtuaalialustan käytössä ja teknisen tukinumeron tarve yhtiökokouspäivänä.

Huomioi, että striimauksen toteuttamiseen tarvittava tilamäärä on riittävä, sillä jokaiselle on taattava mahdollisuus turvaväliin. Hallituksen jäsenten sekä henkilökunnan lisäksi myös tekninen tiimi vie tilaa. Teknikoita saattaa olla kahdesta kuuteen riippuen toteutuksesta. Jos kokouksessa käytetään tulkkausta, laske tulkit mukaan kokonaislukuun.

Hyödynnä etäpuhujia. Osa puheenvuoroista voidaan tallentaa etukäteen, jolloin ne ajetaan live-tilanteessa siinä asiakohdassa, kun puheenvuoro olisi tarkoitus pitää.

Tekniikkaa tarvitaan virtuaalikokouksessa yhtä paljon kuin livetilanteessa. Huomioi, että virtuaalialustan sekä striimauksen käyttöönotto tuo lisäkustannuksia. Tapahtumatuottajan palkkaamista kannattaa myös miettiä. Hänen tehtävänä on toisaalta huomioida osakkaiden ohjeistus paikan päällä ja toisaalta askelmerkit virtuaalituottamisessa.

Vinkit: Messukeskus.com

Julkaistu Evento-lehdessä 1–2/2021.

Lue digilehti!

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!

Sulje mainos Tilaa Shaker