Virtuaalisuuden ja liven liitossa rakenne ratkaisee – näin syntyy hybriditapahtuma

Läppärin näytöstä on viime viikkoina tullut työelämän keskipiste, minkä avulla palaveerataan, neuvotellaan, verkostoidutaan ja kommunikoidaan. Myös tapahtumat ovat siirtyneet rytinällä verkkoon.

Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aalto nimeää hyvin toteutetun virtuaalisen tapahtuman tärkeiksi ominaisuuksiksi vuorovaikutteisuuden ja sen, että osallistujien pitää tulla kuulluksi ja nähdyksi.

– Fyysinen kontakti puuttuu, mutta perusasiat ovat samat. Tapahtuma on tässä ja nyt, huomenna virtuaalinen tapahtuma on tallenne. Ihmisyyteen liittyy vahvasti tarve vuorovaikutukseen ja yhdessä oloon, ja yritysten näkökulmasta tarve ei ole muuttunut poikkeustilanteessakaan. Ihmiset halutaan saattaa yhteen: luomaan asiakassuhteita, kokoamaan ihmiset uuden strategian äärelle tai yhteishengen kasvattamiseen. Poikkeusaikana täytyy ainoastaan luoda uusia tapoja. Ihminen on laumaeläin, ja vaikka olosuhteet ovat nyt mitä ovat, niin olemme silti kekseliäitä, luovia ja sopeutuvaisia.

Tapahtuman vetovoimaisuuden ratkaisevat samat asiat kuin fyysisessä tapahtumassakin.

– Päätös osallistumisesta tehdään samoilla kriteereillä kuin perinteisen tapahtuman osalta. Sisältö ratkaisee, sekä mahdollisuus verkostoitua, sanoo Tapauksen asiakkuusjohtaja Hannu Huttunen

Virtuaalinen tapahtuma ei kuitenkaan ole sama asia kuin livestriimaus. Käsikirjoitus poikkeaa perinteisen tapahtuman käsikirjoituksesta.

– Virtuaalista tapahtumaa pitäisi verrata ennemminkin muuhun ruutusisältöön. Muutaman kuukauden etätyöperiodin jälkeen monet ovat huomanneet, että ruudun ääreltä on helppo karata muualle. Sen vuoksi virtuaalisen tapahtuman sisällön käsikirjoitus pitää tehdä tiiviiksi, tv-ohjelmaa mukailevaksi. Karkeana nyrkkisääntönä voi pitää, että puristetaan ajankäyttö kolmannekseen. Lisäksi tapahtuman vetovoimaisuuteen panostaminen on ensiarvoisen tärkeää.

Viritä tunnelma ja aktivoi yleisö

Huttunen sanoo, että studiota, mistä tapahtuma lähetetään, voidaan verrata tapahtuman lavaan ja alustaa tapahtuman venueen.

– Studio on virtuaalisessa tapahtumassa lava. Se on huomion keskipiste, ja siihen kannattaa panostaa. Alustaa puolestaan voi verrata tapahtumaan venueen. Sen valita tehdään tavoitteen ja luonteen mukaan. Onko keynoteja, onko tarvetta trackeille, onko tarkoitus järjestää one-to-one -tapaamisia, osallistuutaanko tauoilla messuosastoihin.

Aalto kuvailee erilaisia virikkeitä, joiden avulla virtuaaliseen tapahtumaan saa lisää fiilistä ja samankaltaisia elementtejä kuin perinteisessä tapahtumassa on.

– Jos ajatellaan vaikkapa aamiaistilaisuutta, niin eihän se oikein lähde käytiin ilman kahvikupposta. Ainakin pääkaupunkiseudulla virtuaalista aamiaistapahtumaa voisi boostata aamiaisella, jonka Wolt toimittaisi osallistujille kotiin. Fiilis olisi vähintäänkin melko sama.

Virtuaalisessa tapahtumassa jokaiselle osallistujalle pitää saada syntymään tunne, että juuri hänet on huomioitu.

Virtuaalinen tapahtuma ei ole sama asia kuin livestriimaus.”

– Keskeistä on se, että tapahtumassa on mahdollisuus yhteiseen kokemukseen. Lisäksi osallistujia on syytä aktivoida riittävän usein, noin 5–10 minuutin välein. Aktiviteettina voi olla melkeinpä mitä tahansa talent showsta pyöränhuoltosessioon. Musiikki ja taukojumppa ovat hyviä keinoja aktivoida ihmistä.

Ehkäpä tulevaisuudessa voimme myös myös tilata juomia kotisohville, kun katselemme lempiartisin livekeikkaa netistä?

– Tässä piilee suuri mahdollisuus, vaikka tulevaisuudesta emme vielä tiedäkään. Lisätyn todellisuuden avulla voi artistin tuoda kotiin esiintymään. Kun keikkaan vielä maustetaan vilteillä, ruualla, juomilla ja vaikkapa villasukilla, niin tunnelma kohoaa ihan erilaiseksi.

Hybriditapahtumien konkari

Koneen markkinointijohtaja Anja Boxberg kertoo, että Koneella toteutettiin ensimmäinen hybriditapahtuma vuonna 2017.

– Meillä oli tarve lanseerata digitaalisiin ominaisuuksiin perustuva hissihuoltopalvelu globaalisti omille myyjillemme ympäri maailmaa. Mietimme, mikä olisi tehokas tapa, ja päädyimme virtuaaliseen tapahtumaan. Uskoimme, että kanava tukee palvelua ja pystymme tavoittamaan laajasti henkilökuntaamme ympäri maailmaa.

Tapahtuma toteutettiin siten, että livestudio sijaitsi Pasilassa.

– Se oli päälähetyspaikka, josta lähetettiin kolme eri lähetystä portaittain: Eurooppaan, Aasiaan ja Yhdysvaltoihin. Meillä oli euroviisujen tapaan kirjeenvaihtajia etästudioissa, esimerkiksi Chicagon pääkonttorissa. Pystyimme kommunikoimaan livenä. Se loi kiinnostavan kulman tapahtumaan.

Tavoitteena oli saada syntymään yhteenkuuluvuuden tunnetta ja välittää innostusta.

– Loimme erilaisia live-chättejä, jonka kautta kaikki pystyivät osallistumaan keskusteluun. Rakensimme saman tapahtuman konseptia siten, että kokosimme ympäri maailmaa ihmisiä esimiehensä kanssa pikku-eventeihin. Siinä siis yhdistettiin myös fyysisen tapahtuman ominaisuuksia digitaalisen päätapahtuman lisäksi. Tapahtumalle luotiin myös visuaalinen ilme.

Boxberg kertoo, että ensikertalaiseksi tapahtuma onnistui todella hyvin.

– Olimme jopa yllättyineitä siitä, että 90 prosenttia antoi palautetta tapahtuman onnistumisesta hyvin, ja 97 prosenttia antoi palautetta, että tapahtuma oli sitouttava.

Koneella vastaava hybriditapahtuma totetutaan joka vuosi, sillä konsepti on todettu onnistuneeksi.

Kehonkieli uupuu ruudulla

Aivotutkija Katri Saarikivi muistuttaa, että ihmisillä on eriävät tarpeet kohdata toisiaan. Joillekin se sopii hyvin, että poikkeustilanteessa ei tarvitse kohdata ihmisiä juuri lainkaan ja voi miettiä, että minkälainen vuorovaikutus oikeasti on tarpeen.

– Kun pystymme kohtaamaan ainoastaan verkon välityksellä, niin jotain jää väistämättä uupumaan. Saamme paljon tietoa toisistamme kehon kautta. Virtuaalisessa kontaktissa emme näe kokonaisuutta, kun ihmisen vartalo ei välttämättä näy. Toisesta ihmisestä jää paljon tietoa uupuumaan. Tunteet, reaktiot ja ajatukset ja aikeet välittyvän kehonkielen avulla.

Tekstin varassa on vaara väärinymmärtämiseen, kun ilmeet eivät ole tukemassa viestiä.

– Kun asia on kirjoitettu, voi viesti tuntuu jyrkemmältä kuin sanottuna. Tekstiin ei voi ujuttaa pilkettä silmäkulmaan. Emojien tulo chätteihin on mielestäni erittäin hyvä asia. Toki niitäkin voi ymmärtää väärin, joten eivät ne ilmeitä korvaa.

Turhat palaverit ovat poikkeusajassa karsiutuneet pois.

– Tosin myös kahvihetketkin ovat kariutuneet monessa organisaatiossa, eli sosiaalinen kanssakäyminen työn lomassa, mikä on huono puoli.

On täysin mahdollista tehdä työ etänä ja tavata virtuaalisesti, mutta huomion pitää kiinnittyä vuorovaikutuksen laatuun.

Saarikivi suositteleekin panostamaan laadun lisäksi myös oletukseen siitä, että toinen on aina hyvän asian äärellä.

– Lisäksi omaa ajattelua ja vuorovaikutusta kannattaa tarkkailla kriittisesti.

Myös jaetun kontekstin kokemus on tärkeä.

– Kun fyysinen tila puuttuu, vuorovaikutus pitää yllä tapahtumaa. Tärkeää on luoda kokemus, että jokainen osallistuja on tärkeä.

Miten yhteisöllisyyteen ja sen tunteeseen voidaan vaikuttaa?

– Empatiaa syntyy, kun syntyy ymmärrys siitä, että tässä on ihmisiä saman asian äärellä. Jaetut tunteet on hyvä keino luoda yhteinen tunnekokemus, yhteinen rytmi. Sen avulla on mahdollisuus lisätä yhteisöllisyyttä. Esimerkiksi musiikki voi viedä meidät samaan tunnetilaan ja auttaa keskittymään. Sillä voi olla yllättäväkin voima tällaisessa tilanteessa.

SOVELLUKSET

Brella. Kotimainen sovellus, joka on suunniteltu boostaamaan tapahtuman vuorovaikutusta. Sen avulla voi äänestää, kirjoittaa viestejä, ja myös kahden keskeiset keskustelut onnistuvat. Match making algoritmi tehostaa verkostoitumista. Brellan teho on todettu esimerkiksi Nordic Business Forumissa.

6Connex. Visuaalinen alusta, jonka näkymä mukailee fyysisen tapahtuman tilaa. Vieras saapuu virtuaaliaulaan, missä voi klikata itsensä pääsaliin esimerkiksi keynoteen tai erilaisiin trackeihin tai käydä infossa. Keskustelut ja osallistujien kontaktointi on myös mahdollista.

Virtway. Virtuaalialusta, jossa tapahtumaan osallistutaan oman hahmon avulla. Siellä liikutaan vapaasti kolmiulotteisessa 3D-maailmassa. Tietokonepelimäinen ympäristö. Toista osallistujaa kuulee paremmin menemällä lähemmäs, keynotessa voi nostaa käden ylös saadakseen huomiota.

Mikä hybriditapahtuma on?

"Hybriditapahtuma on livetapahtuman ja virtuaalitapahtuman yhdistelmä. Hybriditapahtumassa voi olla esimerkiksi monta päälavaa samalla ilmeellä yhtiön eri saiteillata/maissa, jotka ovat reaaliaikaisessa vuorovaikutuksessa keskenään verkon välityksellä tai vaikka yksittäinen livetapahtuma, johon voi vuorovaikutteisesti osallistua myös etänä omalta näytöltään."

Hannu Takala, Tapaus

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2020.