Tapahtuma on yksityiskohtien taidetta

Tapahtumabisnes on yhtä sahalaitaa, luonnehtii Logomon toimitusjohtaja Päivi Rytsä. Alati paisuvaa palvelukokonaisuutta voi hallita pienen mutta rautaisen tiimin ja tiheiden verkostojen avulla, Logomon tapauksessa ilman euroakaan julkisia varoja.

Vuonna 2011 Turku oli Euroopan kulttuuripääkaupunki, eikä monennen polven yrittäjä Päivi Rytsä tiennyt tapahtuma-alasta mitään. Rytsä sai puhelun headhunterilta, joka tarjosi paikkaa rakenteilla olevan Logomo-talon toimitusjohtajana.

Logomon voi sanoa olevan jonkin sortin ikuisuusprojekti, sillä parhaillaan päivitetään pikkusalien tekniikkaa – ja Rytsä jatkaa talon johdossa. Osa henkilöstöstäkin on pysynyt samana perustamisvuodesta lähtien. Tiimi pysyy pienenä ja ketteränä, mutta kaikki muu muuttuu.

– Johtajana olen ehdottomasti kehittäjä. En oikein kestä seisovaa vettä, Rytsä analysoi.

Logomo lukeutuu Suomen suuriin tapahtumataloihin, ja sen suoria kilpailijoita ovat niiden lisäksi hotellit ja muut kokousjärjestäjät. Usein kilpailu käydään siitä, mikä Suomen kaupungeista nappaa suuren skaalan tapahtuman itselleen. Toisin kuin enemmistö muista isoista tapahtumatoimijoista, Logomo ei saa toiminnalleen lainkaan julkisrahoitteista tukea. Silti se on pokannut kahdesti parhaan ison tapahtumapaikan palkinnon Evento Awards -kilpailussa.

– Meillä ei ole sitä vaihtoehtoa, että kyllä joku meidän kulumme varmaan kattaa, ja yritetään petrata sitten ensi vuonna. Muualla Euroopassa nähdään kuitenkin jo, että julkisen tuen suunta on laskeva, ja samanlaista kehitystä on Suomessakin.

Yksityiskohtien taidetta

Logomon vuosi koostuu 1 250 tapahtumapäivästä, mikä merkitsee, että tapahtumatalon tilat ovat tyypillisesti ahkerassa, usean asiakkaan yhtäaikaisessa käytössä. Talo voi isännöidä yhden päivän aikana vinyylikirpputoria, istuvaa gaalaillallista, ministerien kokousta ja startupin aivoriihtä. Tilojen käyttöaste on tapissaan.

– Logomo ei ole tapahtumajärjestäjä, vaan puhtaasti tapahtumatila. Silti me koordinoimme kokonaisuutta ja teemme kaikkemme, että asiakas olisi kaikkiin tapahtuman osa-alueisiin tyytyväinen.

Rytsän mukaan Logomon verkostomaisen bisnesmallin ytimessä on kahdeksan hengen tiimi ja joukko yrityskumppanuuksia.

Tapahtumahan on yksityiskohtien taidetta.”

– Ydintiimimme on varsin myynti- ja markkinointihenkinen, ja tähtäämme siihen, että valitsemme kumppaneiksi kunkin toimialan parhaat tekijät, on kyse siivoojista tai tapahtumatoimistoista.

Laajan paletin johtamisessa on haasteensa. Vaikka Rytsän oma tiimi on pieni, myös kumppanit ja heidän mahdolliset alihankkijansa pitää motivoida toimimaan yhteisten tavoitteiden eteen ja hakemaan parhaita ratkaisuja. Rytsä kutsuu tätä logomohenkisyydeksi.

– Tapahtumahan on yksityiskohtien taidetta. Onko liikenteenohjaus sujuvaa, hymyileekö järjestyksenvalvonta, vetääkö narikan jono, onko vessassa paperia, entä onko ruoka lämmintä? Kun kaikki pitävät huolen omasta ydinosaamisen alueesta, ei kokonaisuudessa ole valuvikoja. Jokaisella pitäisi olla hyvä fiilis tulla Logomoon töihin, vaikka ei olisi meidän vaan kumppanimme työntekijä. Kyse on luottamuksesta.

Asiantuntijatiimin johtaminen haastaa

Rytsä kiittelee tiiminsä omistautuneisuutta. Samaa tekevät asiakkaat; palautteen mukaan Logomon vakituinen henkilökunta puhkuu intoa saadessaan asiakkaan projektin toteutettavakseen. Rytsän mielestä Logomon salaisuus onkin siinä, miten pitkäjänteisesti ja luovuttamatta tiimi tekee työtä asiakkuuksien nappaamiseksi.

– Meidän tiimissämme ei ole lainkaan sellaista virkamiesmäistä mentaliteettia, että ”mä olen vain töissä täällä”.

Samaan hengenvetoon Rytsä lisää, että asiantuntijatiimin johtaminen on hänen suurimpia haasteitaan johtajana. Hänellä ei ole omien sanojensa mukaan paljonkaan annettavaa alaisilleen substanssiosaamisessa, ja niin asian pitää ollakin.

– Minun filosofiani on, että pitää palkata itseään fiksumpia ihmisiä. Jossain tekniikkapalaverissa saatan välillä keskeyttää ja kysyä, että mistä te oikein puhutte.

Minun filosofiani on, että pitää palkata itseään fiksumpia ihmisiä.”

Rytsä johtaa omalla esimerkillään. Logomohenkisyyteen kuuluu se, että toimitusjohtaja kerää roskat lattialta, tervehtii jokaista vastaantulijaa ja järjestää itse kalenterinsa. Hän vierastaa tehdaspiippuaikakauden johtamiskulttuuria, jossa johtoporras pitää tiukan hajuraon alaisiinsa.

– Tietysti toimitusjohtajana minun tärkein tehtäväni on pitää Logomon omistajat tyytyväisinä ja vastata tulospaineisiin. Tulen kuitenkin yrittäjäsuvusta ja verkostomainen tapa tehdä töitä on tullut äidinmaidosta. Johdan Logomoa kuin omaa yritystä, vaikka se ei minun yritykseni olekaan. 

Asiantuntijoiden johtaminen kysyy Rytsän mukaan sopivassa suhteessa vaatimuksia ja vapautta. Tiimin jäsenten kyttääminen ei tuota tulosta.

– Pitää luottaa siihen, että tiimi hoitaa oman tonttinsa paremmin kuin minä. Ja hehän hoitavat.

Minä vastaan me

Johtamisseminaareissa istuessaan Rytsä on kiinnittänyt huomiota joidenkin kollegojen tapaan puhua työntekijöidensä onnistumisista ominaan. Ison joukon tekemiset puetaan raflaavissa juhlapuheissa minä-muotoon, henkilökohtaisiksi saavutuksiksi.

– Se on ihan järkyttävää, Rytsä puuskahtaa.

Kun Rytsän tiimin jäsen saa kuningasidean, kunnia hyvästä oivalluksesta annetaan aina asianomaiselle. Ja kun työtä tehdään yhdessä, puhutaan saavutuksista me-muodossa.

Kun Rytsän tiimin jäsen saa kuningasidean, kunnia hyvästä oivalluksesta annetaan aina asianomaiselle.”

Lähes vuosikymmen on vierähtänyt siitä, kun Rytsä palkattiin Logomon johtoon. Alaisia hän motivoi osoittamalla luottamusta ja antamalla tunnustusta, mutta miten on oman motivaation laita? Mistä seisovaa vettä kammoava muutosjohtaja löytää kipinän omaan arkeensa?

Rytsä huomauttaa, että Logomo on monella tapaa yhä kesken, ja tulee aina olemaan. Seuraava askel on tapahtumatalon syvempi integraatio osaksi Turun kehittyvää Ratapiha-aluetta. Logomon naapuriin on rakenteilla elämyskeskus ja hotelli, jotka avaavat tapahtumatalolle mahdollisuuden jälleen uusiin kumppanuuksiin. Se tulee pitämään toimitusjohtajan kiireisenä.

Rytsä ei näe mahdollista kilpailuasemaa ongelmana.

– Hotellit ja tapahtumatoimistot voivat olla meidän kilpailijoitamme, mutta yhtä paljon ne ovat yhteistyötahoja. Usein ainoa järkevä ratkaisu on järjestää osa tapahtumasta hotellissa ja osa Logomossa, jos asiakkuus ylipäätään halutaan voittaa Turkuun. Nautin työstäni, kun haasteet ja ongelmakohdat saadaan jalostettua fiksulla ideoinnilla mahdollisuuksiksi.

Kuka?

Päivi Rytsä

  • Turussa sijaitsevan tapahtumatalo Logomon toimitusjohtaja.
  • Pokannut kahdesti Evento Awards -palkinnon Iso tapahtumapaikka -sarjassa.
  • Yrittäjätaustainen kauppatieteilijä. Ei ole työskennellyt tapahtuma-alalla ennen työtään Logomossa.

Julkaistu Evento-lehdessä 6/2019.