Syksystä tulossa kiireinen – nyt varataan live- ja hybriditapahtumia

Toiveikkuus ja toisaalta koronan opettama joustavuus leimaavat tapahtuma-alan varaustilannetta.

Juho Hiidenmaa.

Lataamon tuotanto- ja asiakkuusjohtaja Juho Hiidenmaa kertoo syksyn tapahtumatilanteesta markkinointitoimiston näkökulmasta.

– Tilanteesta huolimatta paljon positiivista tapahtuu ja kauppa käy. Päätökset tulevat kuitenkin viiveellä, sillä tulevaisuus on utuinen ja yrityksen päätöksenteko hankalaa, Hiidenmaa sanoo.

Jonkinlainen trendi on, että tilavarauksia tekevät nyt yritykset suoraan. Tapahtumakumppaneita haetaan myöhemmin.

– Tämä huolestuttaa minua. Jos syksyn tapahtumia ei pystytä kiireen takia toteuttamaan korkealla laatutasolla, tapahtumien yleinen laatu voi laskea, minkä seurauksena tapahtumia ei enää koeta niin vahvaksi mediaksi kuin ne ovat, Hiidenmaa spekuloi.

Tapahtumateollisuus ry:n hallituksen edustajana hän kannustaa käymään tilanteen läpi asiakkaan kanssa.

– Ne, jotka uskaltavat aloittaa suunnittelun mahdollisimman aikaisin, saavat parhaan mahdollisen laadun ja tekijät tapahtumilleen.

Lataamon syksy on kiireinen ja tulee vertaantumaan syksyyn 2019.

– Koronan myötä työkalupakissa on nyt lisää työkaluja ja oppia, joilla saamme tapahtumat onnistumaan paremmin. Fyysinen kohtaaminen ja virtuaalisuus eivät sulje toisiaan pois. Esimerkiksi koulutuksissa on usein järkevämpää pysyä verkossa.

Vaikka suunnitellaan, että nähdään fyysisesti, tehdään aina varasuunnitelma verkkoon. Tai toisinpäin.

– Ammattilainen pystyy suunnittelemaan parhaan mahdollisen tavan toteuttaa tapahtuma. Syksyyn tulee tosi paljon tapahtumia. Jotta kohinasta pystyy erottumaan, vaaditaan hyvää suunnittelua.

Hallituksen exit-strategia on selkeä: kun kahden viikon ilmaantuvuusluku painuu alle 25:n 100 000 asukasta kohden, turvavälisuositus poistuu.

– Se on vahva viesti ja ihmiset haluavat intohimoisesti tavata toisiaan. Kunhan toimimme vastuullisesti! Onnistuneet tapahtumat ruokkivat tulevaisuuden kasvua, Hiidenmaa summaa.

Hybridioptio on trendi, se on käytännössä jokaisessa tarjouspyynnössä.”

Tampere-talon liiketoimintajohtaja Mika Nevalainen kertoo syksyn näyttävän kiireiseltä. Se johtuu suurelta osin siitä, että sekä kulttuuripuolella että yritystapahtumissa ja kongresseissa on paljon siirtymää, pahimmillaan jopa neljä viisi kertaa siirrettyjä tapahtumia.

– Kalenteri näyttää täydeltä. Kulttuuripuolella tarjolla on pitkälti kotimaista sisältöä. Iso kysymys on, voidaanko jo syyskuusta eteenpäin toteuttaa keikkoja täydellä kapasiteetilla. Kaikki on kiinni korona-exitistä ja rokotekattavuudesta, Nevalainen toteaa.

Yritystapahtumissa on myös täyttä, myös joitakin isoja kongresseja, mutta toisaalta alkusyksyn tapahtumia, etenkin kansainvälisiä kongresseja, on jo siirretty vuodelle 2022.

– Isompien tapahtumien järjestämisen vaatima aika on niin pitkä, etteivät kaikki uskalla odottaa sataprosenttista varmistusta. Varsinkin niiden tapahtumien osalta, joissa on messupainotus, ollaan varuillaan. Meillä on kuitenkin myös vahvistettuja varauksia.

Hän tiedostaa, että vielä on paljon muuttujia.

– Olo on toiveikas. Koko ala valmistautuu siihen, että syys-joulukuu olisi normaali konsertti- ja kokoussyksy, Nevalainen uskoo.

Hän näkee mahdollisuuden kaikkien aikojen pikkujoulusesonkiin, jos 70 prosentin rokotekattavuus saavutetaan kesällä. Tärkeintä korona-exitissä on luottamuksen rakentaminen.

– On tärkeää, että viranomaiset, yritykset, tapahtumapaikat ja -järjestäjät yhdessä kasvattavat tapahtumaluottamusta.

Myynti- ja markkinointijohtaja Mika Smolander Brightista näkee trendinomaisena sen, että syksyllä voidaan järjestää live-tapahtumia, mistä syystä keväälle aiottujen virtuaalitilaisuuksien järjestämisestä on pitkälti luovuttu.

– Osa kevään tapahtumia on jätetty käynnistämättä toivoen, että kohta voidaan kohdata livenä. Livetapahtumat tulevat olemaan luonnollisesti preferenssi, mutta virtuaalisuus tulee jäämään osaksi tapahtuma-alan palvelutarjontaa vaihtoehtona tai täydentävänä elementtinä, Smolander sanoo.

Yritystapahtumapuolella näyttää syyskuusta eteenpäin kiireiseltä. Paikallisten yritysten kanssa järjestetään live-tapahtumia, mutta globaalien jättien kanssa jatketaan virtuaalisesti. Aikana, jolloin työperäinen matkustaminen vähenee ja etäosallistuminen lisääntyy, virtuaalisuus auttaa tekemään paikallisista tapahtumista globaaleja.

– Syksylle tehdään ensisijaisesti hybridisuunnitelmia. Hybridioptio on trendi, mukana käytännössä jokaisessa suunnitelmassa.

Koronavuoden aikana satoja virtuaalitapahtumia luoneen Brightin kokemuksen mukaan hybriditapahtuman järjestäminen on monimutkaisempi projekti. Uskoa tulevaan on: tuotantoja vahvistetaan jo.

– Hybridissä on enemmän osa-alueita, jotka vaativat sitoutumista, eikä tuotantoprosessi käynnisty ennen kuin kauppa on vahvistettu.

Ongelmaksi voivat muodostua tapahtumatilat: syksyllä tulee olemaan ruuhkaa tapahtumatilojen varauskalenterissa. Myös trendi vahvistaa tilaisuudet entistä myöhemmin aiheuttaa tuotannolle haasteita.

– Mitä aikaisemmin vahvistat tuotantosi, sitä varmemmin saat, mitä haluat, Smolander muistuttaa.

Hän katsoo joka tapauksessa luottavaisin mielin tulevaan.

– Ihmiset uskaltavat syksyllä tulla tapahtumiin, isompiinkin, kunhan saamme tartuntaluvut ja rokotukset kuntoon.

 

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2021.

Sulje mainos Tilaa Shaker