Pöytävaraus parantaa baarin palvelua ja kannattavuutta

Pöytävarausten tekeminen on harvassa baarissa mahdollista. Kysyimme pöytävarausten palveluntarjoajalta TableOnlinelta, mitä hyödyntämätöntä potentiaalia baarit, pubit ja yökerhot voivat varauksilla saavuttaa.

Pöydän varaaminen ruokaravintolasta on nykyään itsestäänselvyys, mutta baarit eivät vielä juuri ole lähteneet tarjoamaan pöytävarausmahdollisuutta. TableOnline-palvelun toimitusjohtaja Ville Heinosen mukaan kysyntää pöytävarausten tekemiselle olisi myös baarien puolella.

– Erityisesti laadukkaaseen drinkki- tai viinibaariin tai yökerhoon pöytävarauksen tekeminen olisi luontevaa. Meillä on TableOnlinessa muutamia baareja, jotka ottavat varauksia, ja kuluttajilta saamme aika ajoin toiveita näiden lisäämisestä.

Heinonen uskoo, että pöytävarausmahdollisuuksien lisääntyminen baareissa vaatii kulttuurin muutosta ravintola-alan sisällä. Koronapandemia on osaltaan vaikuttanut tilanteeseen niin, että baareissa on havahduttu pohtimaan pöytävarausten ottoa. Pöytävarausten avulla on pystytty helpottamaan tartuntaketjujen jäljitystä, kun asiakkaiden yhteystiedot ovat olleet tiedossa, ja toisaalta ohjailemaan asiakasvirtoja niin, että rajoitusten vuoksi vähäisemmistä asiakaspaikoista on saatu enemmän irti. Kuopiossa Olutravintola ja viinibaari Malja otti pöytävarausjärjestelmän käyttöön juuri näistä syistä. G Livelab Tampere taas halusi tarjota mahdollisuuden varata baariin pihalle talviterassiksi rakennettuja ”kasvihuoneita” seurueille.

Erityisesti laadukkaaseen drinkki- tai viini-baariin tai yökerhoon pöytävarauksen tekeminen olisi luontevaa.

Varausjärjestelmä vähentää vaivaa ja virheitä

Iltaa suunnitteleva asiakas on tottunut varaamaan pöydän ravintolasta usein varausten palveluntarjoajan kautta, ja samasta palvelusta olisi luonteva varmistaa paikka myös aperitiiveille tai illallisen jälkeisille drinkeille.

– Pöytävarauksen tekeminen on tehty niin käteväksi ravintoloiden osalta, että ihmisistä tuntuu hassulta alkaa baarin kohdalla etsiä sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroa, josta va­rauksen voisi tehdä, Ville Heinonen sanoo.

Pöytävarauksia ottavat baarit luottavat usein varausjärjestelmän sijaan nimenomaan sähköpostiin tai puhelinsoittoihin. Heinosen mukaan asiakkaat ovat kuitenkin nykyään niin tottuneita verkossa tehtävien varausten helppouteen ja välittömään vahvistukseen, että omatoimisesti varausta ei lähdetä edes tekemään.

– Se tuntuu hankalalta, ja pahimmillaan vastausta pitää odottaa monta tuntia tai jopa päiviä. Ihmiset haluavat suunnitella lähestyvän illan siltä istumalta.

Lisäksi varausten ottaminen manuaalisesti jättää tilaa virheille ja aiheuttaa lisätyötä. Asiak­kaat saattavat sähköpostitse varausta tehdessään unohtaa ilmoittaa kellonajan tai henkilömäärän, eivätkä he osaa itsenäisestä ajatella ennakkotilauksia.

– Saattaa olla, että kahden hengen pöytävarauksen takia pitää lähettää kolme tai neljä sähköpostia. Tuottavuus on siinä vaiheessa sen asiakkaan kohdalla jo mennyt. Pöytävarausjärjestelmässä voidaan varmistaa, että kaikki

asiat tulee kysyttyä: asiakas ei pääse tekemään varausta loppuun ennen kuin on vastannut kaikkeen oleelliseen.

Pöytävarausjärjestelmän kautta asiakas saa myös automaattisesti vahvistuksen ja muistutuksen varauksesta. Näiden ansiosta inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee sekä baarin että asiakkaan osalta.

– Asiakkaat saattaisivat myös itse unohtaa varauksensa, mutta muistutuksen myötä tämän todennäköisyys pienenee.

Parempaa palvelua asiakaspolun eri vaiheisiin

Sen lisäksi, että pöytävarausjärjestelmän avulla asiakkaita pystytään palvelemaan heille luontevalla tavalla tehokkaasti, järjestelmän käytöllä voidaan vaikuttaa myös muihin asiakaskokemuksen osa-alueisiin. Heinonen huomauttaa, että baareilla ei yleensä ole käytössä asiakkuudenhallintaa helpottavia crm-järjestelmiä, joiden avulla voidaan tutustua asiakkaisiin paremmin ja lähestyä heitä esimerkiksi uutiskirjeiden muodossa. Pöytävarausjärjestelmän kautta asiakasrekisteriä voidaan ylläpitää automaattisesti. Rekisteriä pystytään myös hyödyntämään markkinoinnissa, jos asiakas on antanut tähän luvan.

– Sitä kautta saa hyvän kanavan tavoittaa vanhat asiakkaat, Ville Heinonen sanoo.

Pöytävarausjärjestelmä myös lähettää automaattisesti palautekyselyn asiakkaille. Heinosen mukaan suomalaiset ovat todella huonoja antamaan palautetta ravintolassa paikan päällä, mikä aiheuttaa yllättäviä ongelmia.

– Ainakaan negatiivista palautetta ei osata sanoa ääneen. Ravintolassa saatetaan luulla, että asiakkaalla on kaikki hyvin, mutta pahimmillaan hänen kokemuksensa on saattanut olla tosi huono.

Palautekyselyn kautta palautteen antamisen kynnys madaltuu, koska prosessi on tehty asiak­kaalle helpoksi. Palautteiden ansiosta omaa toimintaa voidaan kehittää, ja palautteita voidaan käyttää myös markkinoinnin tukena. Ihmiset luottavat vahvasti toisten suosituksiin, mitä kannattaa hyödyntää.

Ohjailemalla asiakasvirtoja tiettyihin kellonaikoihin saadaan tasattua asiakasmääriä.

Työkaluja tehokkaampaan myyntiin

Pöytävarausten avulla voidaan vaikuttaa myös baarin kannattavuuteen: ohjailemalla asiakasvirtoja tiettyihin kellonaikoihin saadaan tasattua asiakasmääriä niin, että kaikki eivät saavu baariin samaan aikaan. Näin myyntipaine tasoittuu laajemmalle osalle aukioloaikaa ja esimerkiksi työvuorosuunnittelu helpottuu. Varausjärjestelmässä voidaan tarjota varausmahdollisuutta vain hiljaisemmille myyntitunneille, tai ohjata varausten tekoa sopiviin kellonaikoihin happy hour -tarjousten avulla.

– Asiakas saattaa valita tällöin vaikka tuntia aikaisemman varauksen saadakseen haluamansa tuotteen hieman halvemmalla.

Pöytävarausjärjestelmän kautta on lisäksi mahdollista tehdä ennakkomyyntiä automaattisesti. Varausvaiheessa voidaan suositella kalliimpaa tuotetta, jonka tilaamisen kynnys paikan päällä on suurempi.

– Kuohuviinin sijaan pystytään myymään samppanja pienellä alennuksella, jolloin kassaan jäävä raha on kuitenkin isompi kuin kuohuviinipullosta.

Ennakkomyynnin kautta voidaan myös vähentää no show -asiakkaiden määrää. Esimerkiksi suosittujen pöytien, kuten näköalapaikkojen, varaamiseen voidaan edellyttää jonkin tuotteen tilaamista ja maksamista etukäteen.

– Tällä voidaan luoda asiakkaille myös ylellinen kokemus: kun vie kaverin ulos, niin siellä onkin huippupaikalta sohvaryhmä varattuna ja samppanjat valmiina.

Vastaavaa palvelua on toki toteutettu baareissa ja erityisesti yökerhoissa aiemminkin, mutta se on tapahtunut lähinnä puhelinvarausten kautta. Heinonen kuitenkin muistuttaa, että Suomen korkeiden henkilöstökulujen vuoksi se ei ole kovin tehokas keino.

– Kaikki ihmiset eivät myöskään jaksa ruveta soittamaan ja sitä kautta varaamaan. Sähköisen automaattisen järjestelmän kautta tämä on helpompaa ja myös varmasti suositumpaa.

Parhaiden pöytien varaamisesta suosittuina aikoina voitaisiin Heinosen mielestä myös rohkeammin ottaa varauksen yhteydessä maksu.

– Sillä voidaan välttää se, että baarin paras pöytä menisi hukkaan, jos sen varannut seurue tuleekin vain tanssimaan ja juo yhdet juomat.

Yökerhoissa ylipäänsä on ongelmana se, että asiakkaat saapuvat yhä myöhemmin ja kuluttavat paikan päällä vähemmän rahaa. Jos pöytävarauksia voisi tehdä alkuillasta ilmaiseksi ja loppuillasta vain maksun tai ennakko­tilauksen suoritettuaan, tätä ongelmaa voitaisiin helpottaa. Lisäksi no show’n kohdalla saataisiin pöydän vapaana pitämisestä kiireisenä aikana edes jonkinlainen korvaus.

– Pöytävarausjärjestelmässä nämä toimet voidaan jälleen automatisoida.

Julkaistu Shakerissa 3/21.

Sulje mainos Tilaa Shaker