Sara Tuohikumpu uskoo, että yhdessä tekeminen on avain onnistumiseen. Osallistuminen yhteisiin keskusteluihin ja niissä käyty ajatustenvaihto vievät muutosta positiivisesti eteenpäin työyhteisöissä. Rune&Berg Design järjestää workshopeja sekä asiakkaan tiloissa että omalla toimistollaan. Kokemus on osoittanut, että tilaisuuksien järjestämisestä on ollut hyötyä muutosprosessin lopputuloksen kannalta.
Sara Tuohikumpu uskoo, että yhdessä tekeminen on avain onnistumiseen. Osallistuminen yhteisiin keskusteluihin ja niissä käyty ajatustenvaihto vievät muutosta positiivisesti eteenpäin työyhteisöissä. Rune&Berg Design järjestää workshopeja sekä asiakkaan tiloissa että omalla toimistollaan. Kokemus on osoittanut, että tilaisuuksien järjestämisestä on ollut hyötyä muutosprosessin lopputuloksen kannalta.

Poikkeustila herätti yritykset – toimitilat nähdään nyt uudenlaisessa valossa

Koronakriisi pakotti lähes jokaisen työyhteisön uudistamaan suhtautumistaan lähi- ja etätyöhön. Tilojen suunnitteluun perehtyneet ammattilaiset uskovat, että toimitilojen uudistaminen on pitkä prosessi, joka tukee yrityksen strategisia tavoitteita ja toimii johtamisen työkaluna. Tarkoin mietitty ja toteutettu muutos rakentaa myös tärkeää voimavaraa: luottamusta.

Toimitilojen ja työkulttuurin muutoshankkeita työkseen vetävän Sara Tuohikummun mukaan muutos on suuri mahdollisuus, mutta siihen on osallistettava koko työyhteisö.

– Toimitilat voidaan ottaa strategiseksi työkaluksi, mutta se edellyttää laajamittaista nykytilan arviointia ja visiota, mihin ollaan tulevaisuudessa menossa.

Johtaminen nykytilanteessa on äärimmäisen haastavaa, jos tilat eivät tue sitä. Siksi Tuohikumpu puhuu mielellään tilauudistuksista laajemmin.

Kun työtilojen avulla muutetaan työkulttuuria- ja tapoja, puhutaan isosta muutoksesta.

– Johdon on oltava muutoksessa sydämellä mukana.

Suurin muutos tapahtuu jo tilojen uudistamishankkeen edetessä, ja siihen voi kulua vuosi tai jopa enemmän. Usein samassa yhteydessä puretaan hierarkiaa, uudistetaan organisaatiokaaviota ja edistetään itseohjautuvuutta ja -innostumista.

Toimitilabisnekselle Tuohikummulla on selkeä viesti: yritykset eivät ole luopumassa tiloistaan.

– Teettämämme kyselytutkimuksen mukaan etätöiden suuri haaste on, että yrityskulttuuri hajoaa helposti kotona keittiön työpöydän äärelle. Kun olemme etäällä toisistamme, vastoinkäymiset tuntuvat suuremmilta, koska työn paineita ei voikaan jakaa kollegan kanssa.

Toimiston rooli onkin Tuohikummun mukaan liimata yhteisö yhteen ja helpottaa vuorovaikutusta. Yritykset tarvitsevat myös erilaisia keinoja erottautua kilpailijoistaan ja vahvistaakseen työnantajakuvaansa. Yksi keino on toimitila. 

Tuoreiden tutkimusten mukaan toimitilan sijainnin merkitys nousee muuttuvassa ympäristössä yhä merkittävämmäksi. Myös ajatus siitä, että yhtä ainoata pääkonttoria ei enää ole, vaan erillisiä satelliitteja ympäri kaupunkia tai maata, on vallannut toimitilabisnestä. Parhaat työntekijät halutaan töihin, asuivatpa he Kainuussa tai Kanadassa.

Salailun kulttuurista luottamuksen tielle

Tuohikumpu toteaa, että vielä 2010-luvun molemmin puolin työympäristön muutoshankkeiden keskuudessa vallitsi salailun kulttuuri.

– Työympäristöuudistukset tehtiin tarkoin varjeltuna salaisuutena projektiryhmän kesken ja henkilöstölle kerrottiin muuttopäivä. Vaikuttamismahdollisuudet jäivät minimiin ja seurauksena oli turvattomuuden ja hallinnan tunteen menettäminen. Työ on merkittävä osa elämäämme ja tuolloin elimme aikaa, kun töitä tehtiin toimistolla. Ihmiset pelkäsivät sitä, mihin työpisteelle heidän nimensä oli pohjapiirustuksessa sijoitettu.

Toimiston rooli on liimata yhteisö yhteen ja helpottaa vuorovaikutusta.”

Luottamuksen taso heijastuu yrityskulttuuriin. Jos ei kyetä olemaan avoimia, vaan tuntuu että vallalla on salailun ja syyttelyn kulttuuri, luottamus saa särön ja osa arvokkaasta työstä valuu hukkaan.

Ongelmat, joista työpaikoilla puhutaan, liittyvät usein siihen, miten työt on järjestetty.

– Ne eivät liity tilaan, mutta näyttäytyvät tilassa. Kun kehitämme kulttuuria, syleilemme ongelmia. Seinän värillä ei ratkaista työyhteisön haasteita.

Tuohikumpu kertoo, että asiakkaiden kanssa keskustellessa aistii yrityksen hengen, ja työyhteisössä mahdolliset kytevät ristiriidat.

Tilasta strateginen johtamisen työkalu

Tänä päivänä tilanne on Tuohikummun mukaan jo toinen. Asiakkaat ovat yrityksiä ja yhteisöjä, jotka ovat yrityskulttuurin edelläkävijöitä. Se tarkoittaa, että suunnitelmat tehdään aidosti käyttäjien ääntä kuunnellen ja tilat nähdään strategisena työkaluna.

– Tarvitaan rohkeutta luottaa työntekijöihin, kun heille annetaan sananvaltaa. Se matka saa minut kerta toisensa jälkeen liikuttumaan. Luottamus rakentuu tekojen kautta. Kun ratkomme uuden työn tapoja, kehitämme yhteistyötä ja kuuntelemme ja oivallamme toinen toistemme ajatuksia. Samalla vahvistamme koko yhteisöä.

Hankkeet ovat Tuohikummun mukaan muutosmatkoja, joissa suurin muutos tapahtuu ihmisten ajattelussa.

Vuonna 2014 Hanno Nevanlinna sanoi Futuricen työkulttuuriprojektin yhteydessä Tuohikummun pitkään odottaman asian ääneen: nämä työtilat eivät ole koskaan valmiit. Sillä Nevanlinna tarkoitti, että strategian uudistuessa myös työtilojen tulee muovautua niin, että ne vastaavat strategiaan.

– Tästä kiitän Hannoa.

Tuohikumpu sanoo, että he näkevätkin tilat strategisena johtamisen työkaluna. Heidän teettämän tutkimuksen perusteella tilan merkitys paikkana, joka ilmentää kuulumista yhteisöön, kasvaa hybridityön lisääntyessä. Nykyinen monitilatoimiston käsite laajenee. Erilaisten tilatyyppien määrä kasvaa ja tilat erilaistuvat. Moni on alkanut pohtimaan, millaiset toimitilat jäivät auttamatta jälkeen, kun loikattiin rytinällä hybridityön aikakauteen. Muutoksia tarvitaan, mutta ne tulee tehdä hallitusti, Tuohikumpu toteaa.

– Nyt jos koskaan on syytä kuunnella ajatuksia siitä, miten toimistolle tullaan palaamaan. Nämä keskustelut on tärkeää ohjata yrityksen tavoitteista käsin. Miten muotoilemme työn uudelleen niin, että se palvelee sekä yritystä että yksilöä.

Jos ihmiset eivät halua tulla enää lainkaan toimistolle, vaan viihtyvät hubeissa, asiakkaalla tai kahvilassa paremmin kuin omalla työpaikalla, on korkea aika miettiä, miten heidät saadaan houkuteltua takaisin työpaikalle.

Pakottaminen ei ole enää toimiva vaihtoehto. Työpaikan on oltava niin puoleensavetävä, että sinne halutaan tulla.

– Ihmisten ympärillä syntyy pöhinää, ja tilaratkaisuilla luodaan oikeanlaista fiilistä.

Yksinvallasta yksilön vapauteen

Yksilölle on palautettu vapaus ja valta vaihtaa tiloja työtehtävien ja tarpeen mukaan.

Vapaus tarkoittaa itseohjautuvuuden korostumista. Valta siirtyy heille, jotka tekevät työn ja tiimi sopii itse siitä, miten ja missä työ tehdään. Työskentelypaikan valintaan vaikuttaa vuorovaikutuksen taso, ympäristön tarjoamat puitteet työnteolle ja valitut työvälineet. On hyvä varmistaa, että tarpeet ja työkalut vastaavat tulevaisuuden tarpeita.

– Valinnanvapaus on todella tärkeätä ihmiselle, eikä se ole yrityksen tavoitteista pois, vaan luottamuksen osoitus työntekijää kohtaan. Jokainen haluaa olla luottamuksen arvoinen. Hyvää syntyy sitä kautta, Tuohikumpu uskoo.

Muutos on pitkä elämysmatka

Toimitilauudistuksen yhteydessä asetetaan tavoitteet: mikä me olemme nyt ja mihin tähtäämme. Tuohikumpu nostaa esille yrityskulttuurin neljä kulmakiveä: strategian, vision, mission ja ihmiskäsityksen. Kun olemme selvittäneet yrityksen tavoitteet, lähdemme työstämään niitä ihmisten kanssa. Syvähaastatteluissa kuulemme, miten nämä tavoitteet arjessa toteutuvat ja esille nousee paljon parannusideoita. Määritämme yhdessä tavoitteen, jota kohti lähdemme.

Muutoksen yhteydessä puretaan sanomattomia asioita ja turhia hierarkioita. Kuunnellaan toisia ja oivallutetaan. Se toteutetaan työpajoissa. Ensin ratkaistaan työnteon uudet tavat ja sitten suunnitellaan tilat tukemaan toimintatapoja. Suunnitelmien toimivuutta testataan ennen kuin päätetään kalliista hankinnoista.

Kun tilat muuttuvat kulttuuriprojektin edetessä, muuttuvat ihmisetkin.

– Mitä varhaisemmassa vaiheessa heille kerrotaan muutoksesta, sitä paremmat tulokset saadaan aikaan. Työntekijät kokevat, että heitä arvostetaan.

Keskustelua voidaan käydä esimerkiksi siitä, mistä päin tiloja on käyty katsomassa. Missä ihmiset asuvat, mikä palvelee asiakkaita parhaiten.

– Joka vaiheessa on hyvä kuulla olennaisista asioista.

Tärkeintä on pohtia, ovatko tilat optimaaliset työnteon näkökulmasta.

– Muutos ei tapahdu yhdessä yössä, vaan pikkuhiljaa, askel kerrallaan. Ihminen on laumaeläin ja kuuntelee mielellään myös kollegaansa.

Ensin johdon on sanottava ja osoitettava, että nykyinen työnteon malli on tullut tiensä päähän. Sitten kerrottava tahtotilasta ja halusta lähteä kehittämään työtä yhdessä.

– On tärkeää, että johto kohtaa myös ihmisten negatiiviset tunteet: pelot ja huolet.

Vasta luopumisen ja aidon kohtaamisen kautta voidaan suunnata kohti uutta, parempaa tulevaisuutta.

Tuohikumpu sanoo, että muutosta tukevat workshopit ja pop up -tilaisuudet ovat tuottaneet merkittävää tulosta.

– Jokainen otetaan mukaan muutosmatkalle. Tiimeistä valitaan muutosagentit, jotka vievät tietoa eteenpäin. He kannustavat ihmisiä uuden asian äärelle.

Tuohikumpu onkin vahvasti sitä mieltä, että muutosjohtamista ja tilasuunnittelua voi ostaa, mutta jos keskusteluyhteys näiden välillä puuttuu, se näkyy lopputuloksessa.

– Toivottua muutosta ei synny pelkkiä pöytiä tilaamalla. Nämä asiat kulkevat vahvasti käsi kädessä ja tilaratkaisuiden avulla voidaan tukea monia toiminnallisia muutoksia, jolloin pystymme aidosti parantamaan ihmisten arkea.

Mitä tunnelmaa tilalla halutaan tukea?

Tila vaikuttaa ihmisiin voimakkaasti. Aistit heräävät jo ennen kuin astut tilaan. Onkin hyvä miettiä, miten tila voi tukea inspiraatioita ja erilaisia työskentelyn toimintamalleja.

Mielenkiintoisinta tilasuunnittelijoiden näkökulmasta on miettiä yrityksen ja tilan sielua ja arvomaailmaa. Mikä on yrityksen tilojen heijastama tunnetila ja millainen palvelisi tavoitteita parhaiten? Onko se rento vai jäykkä? Antaako se mahdollisuuden olla keskeneräinen ja luova vai pyritäänkö täsmällisyyteen ja virheettömyyteen? Onko tila toisaalta rento, mutta herättääkö se luottamusta? Onko tilakokemus aito vai onko kaikki enemmän lavastetta ja päälleliimattua brändäämistä? 

Tila huokuu ympärilleen myös tiedostamattomia viestejä. Jokainen aistii tunnelman omalla tavallaan. Jälkikäteen emme välttämättä osaa sanoa, mikä kokemukseen vaikutti voimakkaimmin: löydettävyys, valaistus, lämpötila, keskustelu, tunneilmapiiri vai joku muu. Tilan luomaa vaikutusta omaan mielipiteeseen on vaikea sulkea pois, eikä lopulliseen mielikuvaan pystytä täysin ulkopuolelta vaikuttamaan.

Sara Tuohikumpu toteaa, että hänestä olisi mielenkiintoista viedä esimerkiksi laki- tai insinööritoimisto vaikkapa suunnittelukokoukseen rokkibändin kellariin ja seurata, mitä tiimi siellä saisi aikaan. Tila on viesti, joka muovaa väkisin ajattelutapaamme.

 

Kuka?

Sara Tuohikumpu

  • Sisustusarkkitehti, jota kiinnostaa ihminen ja ihmisten kokemukset ja kuinka niitä voi johtaa. Hän uskoo aitoihin kokemuksiin.
  • Lukee paljon tietokirjallisuutta. Käyttää palvelumuotoilun menetelmiä työyhteisön muutosprosessissa.
  • Perusti Rune & Berg Designin vuonna 2011 yhdessä Hanna ja Jenni Herkaman kanssa.
  • Tänä päivänä yritys työllistää parikymmentä suunnittelijaa, jotka ovat sisustusarkkitehteja, graafikoita, palvelumuotoilijoita ja liiketalouden asiantuntijoita.
  • Hankkeet ovat opettaneet paljon suomalaisesta työelämästä. Yrityskulttuurin vahvuudet on tunnistettava nopeasti ja heikkoudet kohdattava. Sitä kautta voi luoda ihmisille aidosti merkityksellistä arkea.

Valtaa symboloivien linnakkeiden aika lipui ohitse

Microsoftin, Milttonin ja YIT:n tuoreen selvityksen mukaan pandemia vauhditti yritysten suhtautumista etätöihin ja toimitilojen tarpeeseen. Yritykset arvioivat, että toimitilan tarve vähenee 20–50 prosenttia nykyisestä. Jättimäisten, yritysten valtaa symboloivien linnakkeiden aika näyttäisi jäävän koronakriisiä edeltäneeseen aikaan. Toimitiloista tuskin luovutaan täysin, mutta tilaan kohdistuvat vaatimukset kasvavat.

Työterveyslaitoksen tutkija Jari Hakasesta kauhukuva olisi, että toimistot häviäisivät kokonaan ja etätyöt olisivat suosituimpia. Luottamus nousee merkittäväksi asiaksi luovuuden ruokkijana. Kun ympärillä oleviin ihmisiin luotetaan, ollaan luovimmillaan.

Etätyön suurin menetys on ollut vuorovaikutuksen puute. Hakanen sanoo, että harva saa yksin aikaan ihmeitä. Luovuus ja ideat kukoistavat yhteisössä.

Solitan kulttuurista ja työntekijäkokemuksesta vastaava johtaja Outi Sivonen korostaakin, että toimistolle tullaan toisten ihmisten takia, ei toimiston.

Toisaalta aikaa ei ole hukattavaksi. Sen on oltava tuottavaa ja elämyksellistä.

– Ihmisten aika on niin arvokasta, että osallistuminen kokoukseen on kuin juhla, arvokas asia, sanoo Ylen henkilöstöjohtaja Eija Hakakari.

Uudistusprosessien yhteydessä onkin selvityksen mukaan mietittävä, mitä tarkoitusta tilat jatkossa palvelevat.

 

Julkaistu Eventossa 6/2020.

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!