Kutsuprosessi alkaa viimeistään siinä vaiheessa, kun tapahtuman päivämäärä on lyöty lukkoon.

– Save the date -kutsu pyritään lähettämään heti päivämäärän vahvistuttua: näin voidaan varmistaa, että mahdollisimman moni vieras varaa ajankohdan kalenteristaan. Itse kutsu kannattaa lähettää vasta muutama viikko ennen tapahtumaa, sillä etenkin vaikuttajille satelee nykyään kutsuja joka suunnasta. Jos varsinainen kutsu lähtee liian aikaisin, on riski, että se hukkuu kutsutulvaan, kertoo Mellakka Helsingissä vaikuttajamarkkinoinnista ja tapahtumista vastaava Rina Järventaka.

Kutsun lähettäminen on oma hommansa, mutta siihen vastausten saaminen vaatii jo hieman järjestelyä. Järventaka suosittelee lisäämään varsinaiseen kutsuun RSVP-maininnan eli pyynnön ilmoittaa paikalle pääsystään tiettyyn päivämäärään mennessä.

– RSVP aktivoi ihmisiä ilmoittautumaan ja muistamaan itse tapahtuman. RSVP-linkkiin voi lisätä suoraan merkinnän vieraan kalenteriin, ja näin tapahtumasta jää muistijälki ilmoittautuneelle. Avoimiin tapahtumiin tämä ei ole aina tarpeellinen ja kannattaa ottaa tapahtumapaikan kapasiteetti huomioon.

Yllättävän monelle termi RSVP on tuntematon, ja parhaiten vastauksen saakin kirjaamalla kutsuun esimerkiksi “Vastausta pyydetään xx.xx.xxxx mennessä”. Vastaus kannattaa varsinkin suuremmissa tapahtumissa pyytää kirjallisesti, jotta kutsuvieraista on helpompi pitää kirjaa. Paperisen kutsun yhteyteen voi liittää valmiiksi vastauskortin, johon on kohteliasta kirjata vastaanottajan tiedot valmiiksi ja liittää mukaan maksettu postimerkki.

Miksi osallistua tapahtumaan?

Kutsussa käytettävä kielen sävy ja puhuttelutyyli valikoituvat tapahtuman luonteen mukaan. Henkilökohtainen lähestyminen on aina tehokkaampaa: kutsuttu vieras tuntee itsensä arvokkaammaksi ja tarkoin valikoiduksi vieraaksi. Myös itse kutsuvieraslista määrittelee käytettävää kieltä ja sävyä: 25-vuotiaita tubettajia puhutellaan eri tavoin kuin 50-vuotiaita virkamiehiä.

– Kutsuja tulee nykyään varsinkin toimittajille ja vaikuttajille todella paljon, minkä vuoksi kutsun tulee kiinnittää vastaanottajan huomio heti otsikosta lähtien. Brändi-ilmeen mukainen kutsu on aina tehokas, ja mitä visuaalisempi sitä koukuttavampi, Järventaka summaa.

– Vaikuttajille kannattaa aina miettiä jokin yllättävä kulma kutsuun, sillä heille lähtevissä kutsuissa on tärkeää erottautua massasta.

Vaikuttajien kohderyhmän tunteminen on myös tärkeää, sillä loppupeleissä vaikuttaja haluaa tuottaa sisältöä, joka resonoi hänen seuraajissaan. Persoonallista koukkua kutsuun voi lähteä miettimään siitä näkökulmasta, mitä tapahtumaan osallistuminen ja siitä kertominen tarjoaa vaikuttajan kohderyhmälle.

Sitouta salamyhkäisyydellä ja personoidulla kutsulla

Persoonallisuutta kutsuun saadaan esimerkiksi poikkeamalla normeista ja käyttämällä erikoisia lähetystapoja.

– Paperinen kutsu on nousussa: tämä tuntuu henkilökohtaisemmalta lähestymistavalta, etenkin näin sähköisenä aikana. Vaikuttajiin vetoavat erityisesti personoidut kutsut: esimerkiksi lähetin tuoma kutsu sitouttaa kutsuttavan tapahtumaan huomattavasti paremmin kuin sähköpostilokeroon loksahtava pdf.

Tietynlaisella salamyhkäisyydellä saadaan luotua tapahtuman ympärille uteliaisuutta: järjestäjätaho tai tapahtumapaikka voidaankin pitää viime hetkeen saakka salaisena, jolloin mystisestä tapahtumasta saattaa syntyä ilmiö. Vierasta kannattaa muistutella tapahtumasta säännöllisin väliajoin myös varsinaisen kutsun lähetyksen jälkeen.

– Viikkoa ennen tapahtumaa lähetetään ilmoittautuneille hehkutusta ja huomenna nähdään -henkisiä muistutuksia. Tämä on taas yksi keino sitouttaa tapahtumaan ilmoittautuneita, Järventaka kertoo.

Kutsuttua vierasta kannattaa muistaa myös tapahtuman jälkeen: kiitosviesti, linkki tapahtumasta otettuihin kuviin tai personoitu kortti varmistavat hyvän vaikutelman ulottumisen tapahtumasta koko palvelukaareen.

 

 

Muista ainakin nämä:

  • Otsikosta on hyvä ilmetä tärkeimmät käytännön tiedot kuten päivämäärä, paikka ja aika. Tapahtuman kesto on myös hyvä mainita varsinkin toimittajia ja vaikuttajia kutsuttaessa, jotta he osaavat suunnitella aikataulunsa tarkemmin.
  • Kutsutekstiin kirjataan ainakin tapahtuman luonne ja mahdollinen pukukoodi. Perinteisesti kutsussa ilmoitetaan miehen pukukoodi, jonka mukaan naisen pukeutuminen määräytyy.
  • Jos tilaisuudessa tarjoillaan ruokaa, on hyvä kirjata tarkemmin, onko kyse sormisyötävästä vai tukevammasta ruoasta. Näin paikalle saapuvat pystyvät ajoittamaan muut ruokailunsa tapahtumaan sopivaksi.
  • Kutsuun on hyvä lisätä osoite, johon vieraiden tulee ilmoittaa ruokarajoitteet.
  • Järjestäjätahon yhteystiedot tulee aina kirjata kutsuun, jotta kutsuttu voi olla yhteydessä mahdollisiin tiedusteluihin liittyen.
  • Tapahtumapaikan nimen lisäksi kutsuun on hyvä merkitä tarkat osoitetiedot sekä saapumisohjeet tai tiedot mahdollisista kuljetuksista. Tapahtumasta jää varmemmin positiivinen vaikutelma, kun hyvä palvelu on alkanut jo ennen paikalle saapumista ohjeiden muodossa.