Näin järjestät kesällä oheisohjelmaa

Oheisohjelmalla tuotetaan lisäarvoa asiakkaille ja erotutaan kilpailijoista. Mitä on otettava huomioon oheisohjelman suunnittelussa, järjestämisessä ja markkinoinnissa?

Oheisohjelman järjestäminen on hyvä tapa erottua kilpailijoista ja tuottaa lisäarvoa ravintolassa vieraileville asiak­kaille. Kuopiolaisen, koko Suomen alueella toimivan ohjelmatoimisto Viihdekoukun vetäjän Arto Loukkolan mukaan koronavuonna oheisohjelmanumeroista erityisesti bingon ja tietovisan tyyliset ratkaisut ovat toimineet hyvin. Normaaliaikoina kesäterassilla myös karaoke on Viihdekoukun asiak­kaiden parissa todettu hyväksi ohjelmamuodoksi.

Loukkolan mukaan oheisohjelman ulkoistaminen on ravintolalle järkevää, koska asiakkaat arvostavat laatua ja osaavat sitä myös vaatia.

– Esimerkiksi karaoken vetäminen on ammattilaisten hommaa, eivätkä asiakkaat ota sitä tosissaan, jos se hoidetaan vasemmalla kädellä baaritiskin takaa. Se on mielestäni asiakkaiden aliarvioimista.

Loukkola myös muistuttaa, että baarin ydintoiminta eli myynti kärsii, jos samalla täytyy keskittyä oheistoiminnan organisointiin.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Jotta oheisohjelmasta saadaan kaikki hyöty irti, tulee suunnittelutyö tehdä pitkäjänteisesti. Koko kesän ohjelman suunnittelu kerralla mahdollistaa oikea-aikaisen markkinoinnin ja esiintyjien varaamisen ajoissa.

– Pitkäjänteisesti ja säännöllisesti suunniteltu ohjelma kantaa hedelmää.

Vakiintuneet ohjelmanumerot ja -ajankohdat ovat omiaan saamaan asiakkaat liikkeelle myös hiljaisempina aikoina: kun tiedossa on, että tietyssä ravintolassa on keskiviikkoisin tietovisa tai torstaisin livemusiikkia, on asiakkaan helpompi valita juuri se ravintola kilpailevan yrityksen sijaan.

Pitkäjänteisesti ja säännöllisesti suunniteltu ohjelma kantaa hedelmää.”

Oheisohjelman markkinointiin sosiaalinen media on hyvä väline, mutta myös puskaradiota kannattaa hyödyntää. Myös lehtimainonta toimii Loukolan mielestä varttuneemman asiakaskunnan keskuudessa. Henkilökunnan tulee olla tietoinen oheisohjelmasta, jotta he voivat kertoa siitä aktiivisesti ravintolassa käyville asiakkaille jo tapahtumaa edeltävinä viikkoina.

– Tärkeintä on, että mainonnasta välittyy asiakkaille kuva siitä, että ohjelma tuotetaan laadukkaasti.

Seuraavaa oheisohjelmaa kannattaa mainostaa paikalla oleville asiakkaille jo edellisen tapahtuman aikana – kun he ovat kerran saaneet hyvän kokemuksen, he tulevat helpommin paikalle myös seuraavalla kerralla.

Kesällä varauduttava keliin kuin keliin

Jos korona vaikuttaa toimintaan vielä kesän aikana, kannattaa Loukolan mukaan totuttaa asiakkaat siihen, että ohjelmaa on, mutta aikataulut saattavat muuttua. Muutoksista kannattaa myös tiedottaa selkeästi.

– Oheisohjelmaa voi myös järjestää esimerkiksi normaalitilannetta aikaisemmin alkuillasta ja ohjelmanumerot voivat olla tavallista ly­hyempiä.

Kesäterassille ohjelmaa suunnitellessa on huomioitava mahdollisten esiintyjien yksityisyys ennen ohjelmanumeroa – jonkinlaisen backstagen järjestäminen esimerkiksi ravintolan sisätiloista rajaamalla on paikallaan. Vaihtelevaan säähän kannattaa myös varautua niin, että esimerkiksi äänentoistolaitteiden suojaus sateen sattuessa onnistuu helposti. Huono keli kannattaa huomioida myös ohjelmatyyppien valinnassa: oikeanlaisella ohjelmalla voidaan houkutella asiakkaita paikalle myös kehnon sään sattuessa.

Oheisohjelman järjestäminen kesällä

  • Tarkista ajantasaiset turvallisuusohjeet Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja oman aluehallintoviraston nettisivuilta. Voimassa­olevat rajoitukset ja suositukset löytyvät Valtioneuvoston nettisivuilta valtioneuvosto.fi/ tietoa-koronaviruksesta/rajoitukset-ja-suositukset 
  • Esimerkiksi keväällä ravintoloissa saatiin järjestää oheisohjelmaa, vaikka yleisötilaisuudet oli muuten kielletty, jos toiminta oli osa ravitsemisliikkeen päätoimintaa ja sen tarkoituksena oli viihdyttää paikalle muutenkin tulevia asiakkaita. Jos tapahtumasta perittiin erillistä maksua tai ohjelma kuului osaksi pakettihintaa tai jos siitä ilmoitettiin erikseen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, oheisohjelma saatettiin tulkita yleisötilaisuudeksi.
  • Suunnittele ohjelma ajoissa ja pitkällä tähtäimellä.
  • Ulkoista ohjelman järjestäminen, jos omasta tiimistä ei löydy ohjelma­palvelun ammattilaista.
  • Huolehdi mahdollisten esiintyjien taustatiloista.
  • Varaudu säähän varmistamalla ulkotiloissa sijaitsevien äänentoisto­laitteiden suojaus.
  • Markkinoi oheisohjelmaa esimerkiksi puskaradion, sosiaalisen median ja lehtimainonnan kautta.
  • Mainosta seuraavaa tapahtumaa jo edellisen tapahtuman aikana. 
  • Lähde: STM

Julkaistu Shakerissa 2/2021.

Tilaa Shaker!

Sulje mainos Tilaa Shaker