Mikä virtuaalisessa tapahtumassa maksaa?

Ammattitaito korostuu virtuaalisessa tapahtumassa. Hintalappu määräytyy samalla tavalla kuin livetapahtumassa.

Ammattimaisesti toteutettu tapahtuma ei synny ilmaiseksi, oli sen formaatti mikä tahansa.

Virtuaalisen tapahtuman kustannukset syntyvät pitkälti samoista elementeistä kuin livetapahtumankin, sanoo Sisters Inc:n Osnat Mangs painokkaasti.

– Valloillaan tuntuu olevan käsitys, ettei virtuaalinen tapahtuma maksa mitään. Ajatus on täysin väärä. Webinaarin eli streemauksen voi toteuttaa käytännössä kuka tahansa hyvinkin edullisesti, mutta virtuaalisessa tapahtumassa ei kyse ole streemauksesta vaan vuorovaikutteisesta, kokemuksellisesta ja useista eri toiminnallisuuksista koostuvasta toteutuksesta.

Ammattimaisesti toteutettu virtuaalinen tapahtuma syntyy samoista elementeistä kuin livetapahtumakin, joten kustannusrakenne on suunnilleen sama. Joitain eroavaisuuksia toki löytyy, mutta Mangsin mukaan ne eivät välttämättä ole merkittäviä kokonaissummassa.

– Yksi merkittävä ero on tilan tarve. Toki virtuaalinen tapahtumakin tarvitsee tilan, studion, josta käsin lähetys toteutetaan, mutta tilan tarve on paljon pienempi. Lavasteet ja teknisen kaluston voi pystyttää myös omiin tiloihin.

Boostia ilman yleisöä

Lisäksi tarvitaan puhujia, esiintyjiä, oheisohjelmaa ja aktivointeja. Tapahtuman sisällön pitää olla korkealaatuista, vuorovaikutteista ja sen pitää tuottaa lisäarvoa osallistujalle, jotain minkä vuoksi ruudun äärelle kannattaa parkkeerata. Ammattitaito korostuu virtuaalisen tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa.

Kyse on useista eri toiminnallisuuksista koostuvasta toteutuksesta.”

  – Suunnitteluun ja tuotantoon menee vähintään saman verran työtunteja kuin live-tapahtumassakin, monesti jopa enemmän sillä jokainen nyanssi pitää minuutilleen suunnitella ja käsikirjoittaa tarkkaan etukäteen. Jos kässäriä ei ole, se näkyy heti toteutuksessa sillä livelähetyksessä ei improvisoida lennossa.

– Virheet myös korostuvat ruudulla. Kun puhuja puhuu isolla lavalla, pientä fibaa ei välttämättä huomaa kukaan. Ruudulla virheet erottuvat, ja esiintymiseen pitää saada boostia ilman yleisöä. Tapahtuman juontajan, puhujien ja ohjauksen rooli on siis merkittävä. Näistä ei kannata säästää.

Hintoja ei poljeta

Virtuaalinen tapahtuma on lisäksi liveversioon verrattuna dynaamisempi ja nopeatempoisempi. Kolmen tunnin livetapahtuma typistyy verkkoversiossa helposti puoleen osallistujien keskittymisen herpaantuessa helpommin.

– Tapahtuman rytmitys ja dynamiikka on nopeatempoisempaa kuin livetapahtumassa. Virtuaalitapahtuma muistuttaa formaatiltaan tv-lähetystä, jossa eri esitysmuodot vaihtelevat tiuhaan. Teknisen toteutuksen rooli on näin ollen huomattavasti suurempi kuin livessä: ei todellakaan riitä, että laitetaan vain “kamera päälle ja yhteydet auki”.

– Se mitä virtuaalitapahtumista lisäksi puuttuu, on majoitukset, kuljetukset ja tarjoilut, ellei tarjoiluja sitten toimiteta osallistujien luokse ruudun ääreen.

Tapahtuman juontajan, puhujien ja ohjauksen rooli on merkittävä.”

Mangs mainitsee myös, että artistit ja puhujat veloittavat samat hinnat, oli tapahtuma live tai virtuaalinen.

– Ja periaatteenahan se on oikein, ettei hintoja poljeta, edes korona-aikana.

Virtuaalinen tapahtuma vaatii myös osallistujalta erilaista valmistautumista kuin livetapahtumaan osallistuminen.

– Virtuaalisen tapahtuman jokeri on yhteydet. Osallistuminen vaatii myös osallistujalta valmistautumista, tottumista ja oppimista. Jos osallistuja hyppää tilanteeseen valmistautumatta, voi käydä niin, että tietokoneen asetukset ovat sillä mallilla, ettei vaikkapa ääni kuulu.

– Tapahtumanjärjestäjän vastuulla on varmistaa ja testata etukäteen, että tapahtuman lähettäminen verkossa on mahdollista ilman häiriötekijöitä. Tässäkin asiassa ammattitaito ratkaisee.

Korona korostaa trendejä

Summa summarum, yleispätevää euromäärää ei virtuaaliselle tapahtumalle voida antaa.

– Jos kustannusten osalta summataan eroavaisuudet, niin hintalappua ei voida yksiselitteisesti määritellä. Hinta määräytyy ihan samalla tavalla kuin livetapahtumassa: se riippuu tapahtuman laajuudesta ja sisällöstä.

– Uskon edelleen livetapahtumien voimaan, mutta epidemian seurauksena virtuaalitapahtumat- ja hybridiversiot saavat varmasti enemmän jalansijaa. Alkuvuonna 2020 julkaistut tapahtuma-alan trendit – paikallisuus, yhdenvertaisuus ja vastuullisuus – ovat hyvin ajankohtaisia. Korona on korostanut niiden merkitystä, sanoo Mangs.

Julkaistu Evento-lehdessä 4/2020.

Tilaa Evento

Tilaa digilehti!