Lääkettä etätyöähkyyn

Ennen pandemiaa moni kaipasi enemmän etätöitä – nyt samat ihmiset kaipaavat takaisin toimistolle. Etätyöskentelyn onnistuminen vaatii yhteisiä sopimuksia ja panostusta yhteisöllisyyteen.

Käsi ylös, jos kärsit etätyöähkystä. Vielä vuosi sitten etätöihin kirmattiin riemulla – pikkulapsiperheissä tosin ehkä vähän stressaantuneempina –, mutta viimeistään nyt keskustelun sävy on muuttunut. Etätyöläiset tuijottavat tunti toisensa perään puhuvia päitä, odottelevat omaa puheenvuoroaan ja pohtivat, missä välissä ehtii käydä vessassa ja syödä leivän.

– Psyykkinen kuormittuneisuus on nyt lisääntynyt, kertoo Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Irmeli Pehkonen.

Työterveyslaitoksella on käynnissä työhyvinvointiin keskittyvä Miten Suomi voi? -tutkimushanke. Tutkimuskyselyt toteutettiin loppuvuodesta 2019 sekä keväällä ja syksyllä 2020. Pandemian alussa työn imu lisääntyi, mutta kääntyi selvään laskuun jo syksyllä. Myös työssä tylsistyminen ja työuupumus ovat lisääntyneet tasaisesti.

Erilaisia toimintamalleja erilaisiin tilanteisiin

Etäkokousten ansiosta monet turhat matkat jäävät väliin, kun satojen ja tuhansien kilometrien päässä järjestettäviin kokouksiin on mahdollista osallistua kotoa. Etäkokoustamisen paras puoli onkin konsulttitoimisto HNY Groupin perustajaosakkaan Elina Yrjölän mukaan juuri niiden tehokkuudessa.

– Jos tilaisuuteen osataan tarttua, tässä on mahdollisuus tehostaa yhteistyötä huomattavasti ja järkeistää kokouskäytäntöjä. Tehostaminen ei tarkoita, että hoidetaan vain työasioita entistä ahkerammin vaan että käytetään niitä työkaluja, jotka kutakin asiaa palvelevat, Yrjölä sanoo.

Tiedottamiseen, päätöksentekoon, keskusteluun ja hauskanpitoon tulisikin käyttää erilaisia kokousmetodeja. Se taas vaatii, että kokoukset valmistellaan ennakkoon huolellisesti. Huonosti valmisteltujen kokousten ongelma on ollut olemassa jo kauan ennen pandemiaa, mutta vasta hyppäys virtuaalisiin kokouksiin paljasti meille ongelman syvyyden.

Lähityössä moni asia sujuukin itsestään, mutta etätyöt ja -kokoukset vaativat uudella tavalla valmistelua ja myös uusien käytäntöjen opettelua. Suunnittelu ja hyvät esivalmistelut varmistavat onnistuneen kokouksen. Kokouksen vetäjän vastuu korostuukin entisestään.

– Nyt jokaisen pienenkin kokouksen pitäisi olla kuin ammattilaisen järjestämä tapahtuma, että dramaturgia ja vuorovaikutus olisi todella mietitty, Yrjölä sanoo.

Palautumiselle pitää varata aikaa

Etäkokousten hyvä puoli mutta samalla yksi huonoimmista on niiden järjestämisen helppous. Jotkut istuvat koko työpäivänsä ajan Teams- ja Zoom-kokouksissa.

– Jos kokouksia on ennen ollut liikaa, niin nyt niitä vasta liikaa onkin. Meillä on nyt teknologia, joka vapauttaa meidät ajasta ja paikasta, mutta silti kaikkien on muka pakko tönöttää Teamsissa aikaan ja paikkaan sidottuina, Yrjölä ihmettelee.

Kaikkiin asioihin ei tarvita omaa kokousta. Toisinaan asian käsittelyyn riittää yhteisen dokumentin työstäminen, joskus viestittely tiimin yhteisessä pikaviestisovelluksessa. Etäkokouksissa on myös tärkeää miettiä, keiden läsnäolo on välttämätöntä.

Elina Yrjölä on kirjoittanut yhdessä kollegoidensa Kati Haapakosken ja Anna Niemelän kanssa kirjan nimeltä Läsnä etänä – Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä. Sen tärkeimpiä oppeja on se, ettei konttoria tulisi simuloida virtuaalisesti.

Konttoria ei tulisi simuloida virtuaalisesti.”

Lähityössä kokoukset ovat usein kestäneet tunnin, puolitoista tai kaksi tuntia. Ongelmaa ei ole, kun kokousten välille jää luontaista siirtymäaikaa, mutta Teams-aikakaudella siirrymme vauhdilla kokouksesta toiseen emmekä ehdi palautua.

– Olisi todella tärkeää, että palautumista tulisi myös työpäivän aikana. Palautumisaika ei kunnolla riitä, jos työstä on hirveän kuormittunut koko työpäivän ajan, Pehkonen sanoo.

Vuorovaikutukseen sovittava pelisääntöjä

Etäkokoukset ovat omiaan lisäämään kuormitusta. Vuorovaikutuksestamme huomattava osa on sanatonta viestintää.

– Etäkokouksissa iso osa kehonkielen lähikontaktista puuttuu. Se vaikeuttaa luottamuksen syntymistä, ymmärtämistä, eleiden sekä tunnelman aistimista. Viestijän kannalta se heikentää näiden läpisaantia, kehonkielen valmentajana, Mr. Body Languagena tunnettu Niko Visuri sanoo.

Kuvayhteys ja katsekontakti ovat erityisen tärkeitä virtuaalisissa kokouksissa.

– Emmehän me mene mustassa säkissä neuvotteluhuoneeseen, Visuri naurahtaa.

Useimmissa organisaatioissa on käytäntö, että mikrofonit pidetään mykistettyinä oman puheenvuoron ulkopuolella, jotta vältytään turhalta taustamelulta. Visu-rin mukaan uusi trendi on kuitenkin pitää mikrofoni päällä. Silloin ei voi samaan aikaan ajautua tekemään muita töitä.

– Kun mikrofonit ovat päällä, tulee mahdollisesti enemmän osallistumista ja spontaania kommentointia. Jos tulee häiriöitä, kokouksen vetäjä voi tarvit-taessa sulkea mikrofonin.

Etäkokouksessa vuorovaikutus kuitenkin sakkaa helposti, kun ihmiset puhuvat päällekkäin. Luontevaa dialogia on vaikea saada syntymään.

– Puheenvuoron pyytäminen on virtuaalikokouksessa hyvä tapa, mutta se on omiaan viemään spontaaniutta vuorovaikutuksesta. Spontaanius on kuitenkin iso arvo vuorovaikutuksessa, Yrjölä sanoo.

Keskeistä on se, mitä kokouskäytännöistä työpaikalla sovitaan. Pelisääntöjen täytyy olla kaikille selvät, ja kaikkien tulee voida sitoutua niihin.

On hyvä huomioida, että pienillä teoilla on vaikutusta siihen, miten itse viestii ja miten muut tulkitsevat viestejä. Laadukkaan kameran ja mikrofonin lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota myös omaan pukeutumiseen, kasvojen tasaiseen valaistukseen ja neutraaliin taustaan.

Yhteisöllisyyttä ei pidä unohtaa

Tietotyöläiset ovat istuneet kotikonttoreissaan jo yli vuoden ajan. Sinä aikana monissa tiimeissä on tapahtunut muutoksia. Ja vaikka ei olisikaan, omat työkaverit voivat silti alkaa tuntua etäisiltä.

– Varmaan polttavin ongelma liittyy siihen, miten me pysymme yhteisönä ja ihmisinä yhdessä myös silloin, kun emme fyysisesti kohtaa, Yrjölä miettii.

Mitä pidempään pandemia jatkuu ja pakollinen etätyöskentely kestää, sitä voimakkaammin ihmiset kaipaavat fyysisiä tapaamisia. Suuret kysymykset liittyvät nyt siihen, miten yhteisöllisyyttä ylläpidetään, miten vaihdetaan kuulumisia ja viljellään huumoria.

– Huumori ja varsinkin sarkasmi välittyy äärimmäisen huonosti, koska meillä puuttuu lähikontakti, jossa aistisimme kaikilla aisteillamme, että kyseessä oli vitsi, Visuri huomauttaa.

Vaikka kokousten olisi tärkeää olla johdonmukaisia ja hyvin suunniteltuja, työyhteisö tarvitsee myös vapaampaa keskustelua ja rentoa yhdessäoloa. Esimiehet joutuvat uudella tavalla pohtimaan, mitkä tekijät saavat työntekijät sitoutumaan työyhteisöönsä.

Miten pysymme yhteisönä yhdessä myös silloin, kun emme fyysisesti kohtaa?”

Esimiestyössä on voinut aiemmin luottaa siihen, että alaisia tapaa käytävillä pitkin päivää. Nyt niin ei ole. Siksi olisi tärkeä linjata myös esimiestyöskentelyä: tavataanko alaista vartin ajan joka viikko vai kerran kuussa pidempään.

Etätyössä on haasteena myös se, että kaikki työntekijät eivät ole itseohjautuvia. Uusille työntekijöille itseohjautuvuus on etänä muutenkin hankalampaa.

– Johtamisen osalta tulisi pohtia, miten suoritusta johdetaan ja miten seurata sitä, miten työntekijät voivat. Etäyhteyksien kautta tämä on huomattavasti hankalampaa, Pehkonen sanoo.

Etätyö kuormittaa aivoja ja kehoa

Etätöiden lisääntyminen on näkynyt myös toimistokalusteita valmistavalla ja työympäristöjä suunnittelevalla Martelalla. Pandemian pitkittyessä ja etätöiden yhä jatkuessa yritykset ovat havahtuneet huomaamaan, että etätyöt ovat tulleet pysyväksi osaksi työkulttuuria. Samalla myös kiinnostus etätyöpisteiden kehittämiselle on kasvanut.

– Mitä pidemmälle on menty, sitä paremmin on huomattu se, että toimistolla on paljon asioita, jotka ohjaavat meitä tekemään fiksuja valintoja työpäivän aikana. Kotia taas ei ole suunniteltu työn tekemistä varten, Martelan asiantuntija Miia Leppänen sanoo.

Toimistoilla valaistus, työpisteen sijoittuminen ja sen säädettävyys on suunniteltu nimenomaan työntekoa varten. Kodin kalusteita ei ole tehty pitkäaikaista istumista ja työskentelyä varten, mutta suurin riski liittyy paikallaan oloon. Toimistolla työhön tulee luontaisia keskeytyksiä, mutta kotona tauot helposti unohtuvat.

– Monelle on etätyöaikana tullut vielä lisänä se, että liikkuminen on vähentynyt, kun työmatkaliikennettä ei ole eikä kokoushuoneita tarvitse vaihtaa tai lähteä lounasravintolaan, Työterveyslaitoksen Irmeli Pehkonen sanoo.

Nyt alkaa myös näyttää siltä, että paluu toimistollekin on lähitulevaisuudessa mahdollinen. Osa yrityksistä on jo pandemian aikana luopunut toimistotiloista, osa vasta suunnittelee toimintojen uudelleenorganisointia.

– Jos hybridikokoustaminen jää pysyväksi toimintamalliksi, nykyiset toimistot eivät vastaa siihen tarpeeseen, Leppänen sanoo.

– Työympäristökyselyidemme perusteella toimistolla tehtävä työ keskeytyy todella usein. Toimistolla täytyisi pystyä erottelemaan keskittymistä vaativa työ ja vuorovaikutteinen työ eri paikkoihin. Usein puuttuvat myös paikat etäkokouk-sille ja puheluille, Leppänen huomauttaa.

Tilasuunnittelulla voi vaikuttaa organisaatiokulttuuriin

Pandemia-aikaan on täytynyt muistaa, että etätyöskentely ei ole kaikille optimaalisin tapa työskennellä. Kotona työtilaa voi olla jopa mahdotonta erottaa muun perheen käytössä olevista tiloista, ja kun kotona on parhaimmillaan pari etätyöläistä ja iltapäivisin kotiutuvat koululaiset, häiriötekijöiltä on vaikea välttyä.

– Pandemiatilanteen jälkeen jokaisen tulisi ottaa vastuuta siitä, että kotiin ei jäädä silloin, kun siellä ei voi keskittyä. Toimistolle mennään, kun se on tarpeellista, Leppänen sanoo.

Pandemia on muuttanut suhtautumista tilasuunnitteluun. Aiemmin Martelan yhteyshenkilönä saattoi olla vain se henkilö, joka on vastannut tiloista. Etätyöaikakaudella keskusteluun on usein otettu mukaan myös HR-johtaja, kun on ymmärretty, että tilasuunnittelu liittyy myös henkilöstökysymyksiin.

– Sitä kautta asioista on päästy keskustelemaan kokonaisvaltaisemmin. On ymmärretty, että tilat eivät ole vain pakollinen paha, joka täytyy hankkia, vaan niiden kautta voi vaikuttaa myös ihmisten hyvinvointiin ja organisaatiokulttuuriin. Tietynlaiset tilat ohjaavat tietynlaiseen yhteistyöhön, Leppänen sanoo.

Myös Elina Yrjölän mukaan tilasuunnittelua ja toimistokäyttäytymistä kannattaisi peilata laajemmin koko organisaatiokulttuuriin.

– Mitä siellä kannattaa tehdä? Kannattaako jokaisen linnoittautua omiin koppeihin pitämään teamseja? Millä tavalla käytämme hyväksi sen, että olemme yhdessä?

Yrjölä on miettinyt, että kuukaudessa voisi olla muutama toimistopäivä, jolloin kaikki työntekijät saapuisivat paikalle ja tehtävänä olisi vain viettää aikaa yhdessä.

Elina Yrjölän vinkit etäkokouksen vetäjälle

  1. Valmistaudu todella hyvin – ja varaa aikaa valmistautumiseen.
  2. Lähde liikkeelle tavoitteesta.
  3. Ajattele kokousta prosessina: esim. ennakkotehtävät, kokous, jälkityöt.
  4. Suunnittele aikataulu, liika tarkkuus ei haittaa.
  5. Mieti, voitko lyhentää kokouksen kestoa.
  6. Laadi materiaalit.
  7. Anna osallistujille valmistautumisohjeet.
  8. Mieti toimintatavat ja menetelmät – käytä työkaluja oivaltavasti!

Keinoja aktivoida osallistujia

  1. Hyödynnä erilaisia osallistamisen menetelmiä.
  2. Aseta ennakkotehtäviä esimerkiksi Teams-ryhmässä tai yhteisessä verkkotyötilassa.
  3. Hyödynnä chat-toimintoa.
  4. Ohjaa pienryhmä- ja parityöskentelyyn Teams-ryhmätyötilojen avulla, omilla kokouskutsuilla tai puhelimitse.
  5. Kysy ja kannusta.
  6. Käytä kyselytyökaluja, esimerkiksi Formsia tai Pollya.

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2021.

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!

Sulje mainos Tilaa Shaker