Elämyksiä kaikille aisteille

Helsingin juhlaviikot on jokasyksyinen festivaalitapahtuma, jossa taide kohtaa yleisön kaduilla, kahviloissa ja gallerioissa. Monipäiväinen festivaali vaatii onnistuakseen hyviä verkostoja, satojen palikoiden yhteensovittamista ja rautaista ammattitaitoa.

Helsingin juhlaviikkojen toiminnanjohtajana on kohta kaksi vuotta toiminut Topi Lehtipuu. Miten toiminnanjohtajan odotukset ovat kohdanneet todellisuuden? 

– On vaikea sanoa, kun ei ole vertailukohtaa, Lehtipuu toteaa.

– Kun yleisö on tykännyt, ollaan onnistuttu sisällön suhteen. Myös lipunmyynnin tavoitteet on ylitetty. Tuotannot sujuivat niin hienosti, että tässä lafkassa olisi aika monta, joka ansaitsisi työn sankarin mitalin. Yhteistyökumppaneiden palautteita en vielä ole saanut, joten niistä en osaa sanoa lopullista arviota. Kaikki vaikuttaisi kuitenkin menneen hienosti.

Onnistunut sisältö määrääkin pitkälle festivaalin onnistumisen yleisön silmissä.

– Ylin tavoitteemme on tarjota taidekokemuksia mahdollisimman monelle yleisölle. Avainsanat ovat laatu, luovuus ja rajoja ylittävä eetos, Lehtipuu kiteyttää.

Palapeliä kasataan ympäri vuoden

Mutta miten Juhlaviikkojen suunnittelu ja toteutus organisoidaan käytännössä?

– Meillä on käytössä monta vuosikelloa. Osassa suunnitellaan jo vuoden 2018 asioita, Lehtipuu kertoo.

Käytännössä Juhlaviikkojen kaltaisen festivaalin suunnittelu ja toteutus vaatii melkoista aikatauluttamista, kymmenien ihmisten työpanosta ja korvien auki pitämistä kaiken aikaa.

– Vilkkain aika on yleensä joulun korvilla. Silloin lyödään lukkoon suuri osa esiintyjistä ja festivaalin runko on jo aika hyvin tiedossa. Tämä on kuin palapelin rakentamista. Kun jokin asia naulataan valmiiksi, vaikuttaa se moneen muuhun asiaan, kuten budjettiin ja tiloihin, Lehtipuu selittää.

– Syksyllä suunnitellaan Huvilan ohjelmisto. Rock- ja pop-puolella kierto on paljon lyhyempi kuin vaikkapa klassisella puolella, jossa suunnitelmat tehdään jo 2–3 vuotta etukäteen. Myös taidenäyttelyissä on pitkä sykli.

Kokonaisuudessaan Juhlaviikkojen ohjelmisto on valmis helmikuun paikkeilla. Tästä alkaakin aikamoinen viestintä- ja markkinointirumba, kun materiaalien pitää olla valmiina huhtikuun julkistamista varten. Myös kesällä on kiirettä, kun suunnitellut asiat alkavat konkretisoitua. Tuolloin selvitellään ja järjestellään taiteilijoiden matkoja ja majoituksia.

Joskus aikataulut poikkeavat suunnitellusta. Kuten tänä vuonna, kun vetonaulaksi osoittautunutta Salaista puutarhaa alettiin toteuttaa vasta kesällä.

Tapahtuma tarvitsee taiteilijoita

Esiintyjiä ja taiteilijoita Juhlaviikoille saapuu ympäri maailman. Tärkeimmät valintakriteerit ovat laatu ja kiinnostavuus.

– Olennaista on se, mitä uutta taiteilijan työ tuo taidekenttään ja kyseisen taiteenlajin diskurssiin, Lehtipuu täsmentää.

Käytännössä taiteilijat löydetään monia väyliä käyttäen. Joskus he itse ottavat yhteyttä, toisinaan taas Juhlaviikkojen työntekijät etsivät itse aktiivisesti esiintyjiä. Apuna käytetään myös taiteellisia neuvonantajia. Välillä festivaalin linjaan sopivan taiteilijan löytyminen on sattumaa.

– Niin kuin se, kun kuulimme venezuelalaisesta ryhmästä, joka sattui olemaan Euroopan kiertueella juuri Juhlaviikkojen aikaan.

Toisinaan Juhlaviikot pääsee saattamaan yhteen kaksi uutta taiteilijaa. Tästä voi syntyä uutta ja upeaa, ja joskus pitkäkin taival yhdessä.

Ilman rahaa ei tehdä mitään

Oma merkittävä lukunsa on tietysti festivaalin budjetointi. Koska Juhlaviikot on osa Helsingin kaupungin brändityötä, maksaa kaupunki kolmasosan tapahtuman viuluista. Saman verran kuluista katetaan lipunmyynnillä. Loppuosa tulopuolesta koostuu sponsorituloista, joita tukevat hankerahoitus ja pieni valtion osuus.

– Menoista noin kaksi kolmasosaa koostuu ohjelmatuotannosta sekä festivaalin markkinoinnista ja viestinnästä. Parikymmentä prosenttia kuluista menee kiinteisiin kuluihin ja henkilöstökuluihin, linjaa Lehtipuu.

Yllätykset eivät yllätä

Helsingin juhlaviikkojen järjestäminen on jo niin rutinoitunutta, ettei suuria yllätyksiä ole pahemmin tullut vastaan. Eniten vaihtelua on lipunmyynnissä.

– Festivaalin luonteeseen kuuluvat yllätykset. Siksi niihin myös osataan varautua, Lehtipuu toteaa luottavaisesti.

Yllätykset voivat olla myös positiivisia. Tällaisia olivat tänä vuonna Filosofian yö ja Salainen puutarha, jotka houkuttivat valtavan määrän kävijöitä. Myös sinfoniaorkesterille sovitettu trance-musiikkikonsertti Musiikkitalossa oli niin huikea menestys, että se yllätti järjestäjät totaalisesti.

Tärkeää on, että Juhlaviikkojen laatu- ja luovuustaso vastaa yleisön lisäksi myös itse asetettuja vaatimuksia.

– Haaste on se, että meillä on joka vuosi uusi ohjelma eli luomme nahkamme joka kerta, Lehtipuu kiteyttää.

–  Olen työstäni ihan liekeissä. Aina kuitenkin riittää opeteltavaa.


helsinginjuhlaviikot.fi

Syötävää bambunlehvältä

 – Olemme toimittaneet Huvila-telttaan tarjoilut jo neljänä vuonna, kertoo Juuri Tapahtumien ravintoloitsija ja toinen perustaja Ilja Björs.

– Huvilan osalta Juhlaviikot käynnistyvät isoilla yksityisillä kesäjuhlilla, joissa on 1 000–1 200 vierasta. Juhlaviikkojen teema lähtee rakentumaan yleensä tämän tapahtuman kautta.

Käytännössä Huvilan tarjoilut jaetaan vip-tarjoiluihin ja yleisöevääseen. Etenkin yleisöannoksissa korostuu myös ekologisuus. Tämä on toteutunut esimerkiksi bambunlehvällä tarjottavissa annoksissa.

– Ruokatuotejohtajamme Antti Ahokas on isossa roolissa etenkin yleisöevästä ideoitaessa. Lähtökohtina ovat sekä hinta että raaka-aineet, mutta tärkeintä on se, että annosten tulee olla nopeasti ja helposti syötävissä.

Suurimmat myynnit tehdään ennen keikkoja ja niiden välissä.

– Ruokailuun on aikaa puolesta tunnista kolmeen varttia. Tämä vaikuttaa siihen, mitä tarjotaan, Björs summaa.

– Haluamme kuitenkin toteuttaa mahdollisimman oikeanlaisen ravintolan telttaolosuhteissa.

Tavoitteena hauskojen
tapahtumien Helsinki

Fun and functional – sellainen on Helsinki. Tämä on yksi kaupungin brändityön tavoitteista. Toimiva tapa edistää tätä mielikuvaa on tuoda kyseisiä piirteitä esille kaupungin tapahtumissa. Tärkeä tapahtumasesonki on Helsingin juhlaviikot elo-syyskuun vaihteessa, kun ihmiset ovat palailleet lomiltaan ja sää on vielä siedettävä.

– Juhlaviikoilla on oma paikkansa Helsingin kaupungin vuosikellossa, kertoo Helsinki-viikon säätiön hallituksen puheenjohtaja Pekka Mattila.

–  Tavoitteena on, että tuolloin Helsingissä tapahtuu ennemmin liikaa kuin liian vähän. Ja tässä on kyllä onnistuttu.

Mattilan mukaan festivaali on muuttunut paljon vuosien aikana. Esimerkiksi sirkusta ei vielä kymmenen vuotta sitten ajateltu taiteenlajina siinä missä nykyään. Ohjelmisto on myös koko ajan kansainvälistynyt.

– Se, mikä oli 80-luvulla spektaakkeli, on nyt perustarjontaa.

Lisäksi kukin toiminnanjohtaja tuo ohjelmistoon oman särmänsä.

– Festivaalin luonteeseen kuuluu tietty vaihtuvuus, joten johtajankin tulee vaihtua aika ajoin. Tällä hetkellä Juhlaviikoilla on paljon kansainvälisiä kuvioita sekä laadukasta oopperaa ja teatteria.