Budjetti heti pöytään – tapahtuman suunnittelussa tieto helpottaa toteuttamista

Ruoka on yhä tärkeämmässä roolissa tapahtumissa. Sweet Pepper Cateringin Virve Räisänen vinkkaa, että parhaaseen lopputulokseen päästään, kun cateringyrityksellä on heti alussa tiedossa ainakin tapahtuman budjetti ja vierasprofiili.

Ihmiset ovat nykypäivänä entistä kiinnostuneempia ruoasta ja tarinoista niiden takana. Tämä näkyy myös tapahtumatarjoiluissa. Enää eivät pororullarieskat riitä, vaan yhä useammin tarjoilut ovat kasvispainotteisempia. Myös erityisruokavaliota noudattavien vieraiden määrä on kasvanut.

– Ihmisten tietoisuus on lisääntynyt ja elämyksellisyyteen satsaaminen yksityispuolella vaikuttaa valintoihin myös yritystapahtumissa. Yhä useammin juhlatoimikunta koostuu urbaaneista kuluttajista, sanoo Sweet Pepper Cateringin keittiöstä vastaava keittiömestari Virve Räisänen.

Enää eivät pororullarieskat riitä.

Jotta tarjoilut saadaan nappiin ja vieraat tyytyväisiksi, tulee tilausta tehdessä kiinnittää huomiota muutamiin seikkoihin. Vierasprofiili vaikuttaa tarjoiluihin paljon. Kannattaa ilmoittaa onko tilaisuuteen tulossa esimerkiksi toimistoväkeä vai raskasta työtä tekevä miesporukka. Myös henkilömäärä ja toiveet tarjoilujen suhteen vaikuttavat, samoin onko kyseessä rennot kesäjuhlat vai tiukan protokollan illallinen.

– Mitä enemmän tietoa on heti käytössä, sitä sujuvammin ja nopeammin kaikki sujuu. Yksi ensiarvoisen tärkeä tieto heti prosessin alussa on budjetti. Se vaikuttaa oleellisesti kokonaisuuteen ja siihen, haaskataanko kaikkien aikaa tarjouksen noustessa tiedon puuttuessa liian korkeaksi.

Vaikka monet asiat voidaan hoitaa sähköpostitse ja puhelimitse, on henkilökohtainen tapaaminen toisinaan paikallaan.

– Tapaamme mielellämme kasvokkain isompien tilaisuuksien tiimoilta, sillä silloin on helpompi käydä yksityiskohtia läpi. Käymme paikan päällä myös silloin, kun juhlapaikka on meille tuntematon eli esimerkiksi silloin, kun tilaisuus järjestetään asiakkaan omissa tiloissa. Tämä helpottaa prosessin suunnittelussa.

Eniten cateringpalveluita käytetään tällä hetkellä yritysten omissa tilaisuuksissa, kuten pikkujouluissa ja kesäjuhlissa. Myös asiakastilaisuuksiin tilataan tarjoiluja. Käytössä olevat budjetit vaihtelevat suuresti. Tänä vuonna esimerkiksi yritysten pikkujouluissa hintahaitari on ollut 15–150 euroa henkilöä kohden.

– Yksi yleistyvä trendi on inhouse-catering eli esimerkiksi lounaat ja kokoustarjoilut tilataan suoraan tietyltä firmalta. Näin vapautuu assistenttien työaikaa, kun heidän ei tarvitse hakea niitä. Kun löytää luottotoimijan, on hän kuin assistentin jatke.

Sweet Pepper Catering erottelee hinnoittelussaan eri osa-alueet eli ruoan, työtunnit ja somisteet. Näin asiakas tietää tarkasti, miten kokonaissumma koostuu. Jos summaa halutaan muuttaa, on menun osuus se, jolla pystytään vaikuttamaan kustannuksiin eniten. Hintaa pystytään tiputtamaan myös sillä, että asiakas hakee itse ruoat keittiöltä ja palauttaa astiat.

Kun löytää luottotoimijan, on hän kuin assistentin jatke.

Suurin harmitus tulee Räisäsen mukaan silloin, kun asiakas tilaa cocktailpaloja. Tämä johtuu siitä, ettei olla tajuttu käsityön hintaa: haarukkabuffetin hinnalla saa kullekin osallistujalle neljä cocktailpalaa.

– On tärkeää miettiä tilaajan kanssa, miten heidän asiakkaansa saa tyytyväiseksi. Näin kaikille tulee olo, että homma meni nappiin. Kannattaa huomioida tilaisuuden luonteen lisäksi myös ajankohta. Lounasaikaan ja suoraan työpäivän jälkeen suurimmalla osalla vieraista on nälkä. Seitsemän aikoihin moni on taas jo syönyt. Yleisesti ottaen kutsuja saa vierailta enemmän pisteitä haarukkabuffetista kuin cocktailpaloista, hän vinkkaa. 

Kuka?

Virve Räisänen

  • Vuodesta 1993 asti kokemusta kerännyt monipuolinen ravintola-alan osaaja. Tällä hetkellä Räisänen vastaa Share Companyyn kuuluvan Sweet Pepper Cateringin keittiötoiminnoista. Räisänen osallistuu mielellään projekteihin, yritysvierailuihin ja kouluttaa nuoria.
  • Tunnetaan kaupungilla heittäytyvästä ja tinkimättömästä palveluasenteestaan ja rakkaudestaan cateringalaan. Räisänen on kerännyt kiitosta lennokkaista ideoista ja teemajuhlien tuotannoista.
  • Henkilökohtaisena missiona toteuttaa jokainen tilaisuus sillä lämmöllä ja arvolla, jonka se ansaitsee. Tulevaisuuden toiveena ja tavoitteena Räisäsellä on vakiinnuttaa cateringpalvelut luontevaksi osaksi yritysten ja kuluttajien arkea.

spcatering.fi